Règlement intérieur du PIC de Roubaix

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Vous trouverez, ici présent, le règlement intérieur établi par la Commission de suivi et d'évaluation du dispositif réunie en assemblée le vendredi 19 septembre 2020 et adopté par délibération du Conseil municipal en date du jeudi 8 octobre 2020 ; en vigueur pour le territoire de Roubaix à partir du 1er novembre 2020. Ce nouveau règlement abroge de fait le précédent établi en date du vendredi 27 septembre 2019.

Les membres de la Commission de suivi et d'évaluation du dispositif vous remercie de bien vouloir en prendre connaissance avant tout dépôt de demande, pour un projet ou un bilan d’action.



Titre 1 Généralités

Article 1 : Définition

Le Projet d’Initiative Citoyenne de Roubaix, ci-après dénommé “ PIC ”, dans la continuité du Fonds de participation des habitants, est un dispositif bénéficiant de dotations cofinancées par l’État1, le Conseil régional Hauts-de-France, ci-après dénommé “ Région ”, et le Conseil municipal de Roubaix, ci-après dénommé “ Ville ”.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre des objectifs définis aux Contrats de ville 2015-2022 et suit les orientations régionales et municipales en matière de Politique de la ville et de Démocratie participative, pour l’émergence et l’accompagnement des initiatives citoyennes.

Article 2 : Objectifs

Bénéficiant de modalités de financement souples et rapides, le PIC vise à accompagner les dynamiques participatives et susciter des pratiques sociales novatrices dans les quartiers prioritaires de la Politique de la ville. Il a pour but de soutenir des micro-projets portés par des groupes d’habitants ou des associations de ces territoires, suivant l’une des dix thématiques listées ci-après :

  • Insertion par l’économique ;

  • Innovation sociale ;

  • Démocratie numérique et sensibilisation aux usages numériques ;

  • Transition énergétique et écologique ;

  • Valorisation des circuits courts ;

  • Lutte contre l’isolement ;

  • Lutte contre l’illettrisme ;

  • Échanges de savoirs, entraide et soutien scolaires ;

  • Valorisation et découverte du patrimoine et de l’histoire locale ;

  • Créativité artistique.

Article 3 : Bénéficiaires

Le PIC s’adresse à des collectifs d’habitants, simples ou constitués en association loi de 1901, ci-après dénommés “ porteur(s) ”, souhaitant réaliser des actions sur Roubaix ou pour le bénéfice des Roubaisiens.

Son accès est réservé à des groupes d’au moins trois porteurs domiciliés à des adresses distinctes, dont une au moins se trouve sur Roubaix, ou trois membres d’une association roubaisienne menant ses activités sur Roubaix. Seuls les bénévoles, agissant pour le compte d’une association ou à titre individuel, peuvent être porteurs.

Les associations domiciliées à l’extérieur de Roubaix peuvent présenter une demande sous réserve qu’au moins un des porteurs soit domicilié à Roubaix et que l’action soit située dans un quartier de Roubaix.

Article 4 : Gestion et gouvernance

Les dotations financières dédiées au PIC sont affectées de manière fongible aux cinq secteurs de Roubaix définis par les périmètres des Mairies de quartiers – Nord, Sud, Est, Ouest, Centre – lesquels sont chacun dotés d’un Comité d’attribution constitué d’habitants élus qui délibèrent sur les demandes et les aides financières allouées.

La gestion du PIC est confiée par convention à l’organisme ci-après dénommé “ association gestionnaire ”. L’association gestionnaire est responsable au niveau administratif et comptable de la gestion du PIC. Elle assure le suivi des décisions prononcées par les Comités d’attribution et leur exécution financière.

Les représentants des Comités d’attribution, de l’association gestionnaire, de l’État, de la Région et de la Ville – élus ou techniciens – composent la Commission de suivi et d’évaluation qui évalue le dispositif, décide de ses grandes orientations et élabore le règlement intérieur.

Titre 2 Modalités

L’aide financière apportée par le PIC est conditionnée au dépôt d’une demande d’aide et à la présentation du projet qu’elle décrit. Cette aide financière est plafonnée à une somme de 1 000 euros par demande. Ce plafond pourra occasionnellement être relevé jusqu’à 1 500 euros, sur décision du Comité d’attribution compétent pour en apprécier la nécessité, et juger le caractère exceptionnel du projet.

Article 5 : Conditions

Le PIC n’est pas destiné à soutenir des actions portées par des associations déjà fortement subventionnées. Cependant, celles-ci peuvent être amenées à accompagner les habitants sur le montage de demandes, y compris sur les aspects financiers.

La demande est présentée devant le Comité d’attribution compétent. En cas de collectif d’associations, celle-ci est présentée par l’ensemble, mais une seule association percevra l’aide.

Un porteur ne peut avoir plus d’une action soutenue par le PIC de Roubaix en cours, ni présenter plus de trois demandes par an à moins qu’il ne mette en évidence l’utilité particulière de l’action supplémentaire proposée.

Sont exclus d’une aide financière du PIC les projets :

  • prévoyant l’acquisition de matériels pour un usage personnel ou exclusif, à l’exception des fournitures consommables. L’acquisition de matériaux, permettant la fabrication collective, par les habitants d’un matériel nécessaire à la réalisation de l’action est en revanche autorisée2 ;

  • finançables dans un délai d’un an par un autre dispositif ;

  • sans autofinancement ou contribution financière des participants ; l’ensemble devant correspondre à un minimum de 10 % du montant de l’aide demandée au titre du dispositif. Dans le cas des projets portés par un collectif d’habitant non constitués en association, cette part pourra être imputées en recette aux dons des bénévoles, contrepartie budgétaire de la valorisation du bénévolat détaillée en dépense ;

  • restreints aux seuls organisateurs et inaccessibles aux habitants ;

  • organisant un loto ou toute action mettant en jeu une dotation financière ou matérielle ;

  • concernant une action terminée au moment de la présentation en Comité d’attribution ;

  • entrant dans la compétence légale obligatoire d’un organisme public ;

  • non-présentés par les porteurs de projets en Comité d’attribution à l’issue d’une invitation et dont l’absence n’aurait pas été excusée, sauf cas de force majeur à motiver par écrit à la présidence du Comité d’attribution dans les 48 heures suivant la date de l’invitation ;

  • déposés alors qu’un autre projet porté par les mêmes porteurs est toujours en cours ;

  • de voyages ou sorties dont le contenu et les objectifs ne seraient ni pédagogiques, ni citoyens (parc d’attraction, voyage touristique, …) ;

  • ayant un caractère lucratif ou générant des profits commerciaux ;

  • liés à l’exercice direct d’un culte.

Sont inéligibles à l’aide financière du PIC, les dépenses prévues ou engagées :

  • pour l’achat de boissons alcoolisées ;

  • pour le paiement d’amendes ou de pénalités ;

  • pour l’acquisition de vaisselles à usage unique ;

  • pour la réalisation d’une action secondaire. Le financement du PIC est destiné à couvrir les dépenses de l’action principale exclusivement. Si l’action principale génère des recettes supplémentaires, celles-ci peuvent être reversées par le porteur sur un autre projet qui devra avoir fait l’objet d’une présentation préalable au Comité d’attribution.

L’exclusion ou l’inéligibilité et le motif de celle-ci devront être dûment notifiés au porteur de projet sur le relevé de décision du Comité d’attribution avec la référence réglementaire.

En faisant appel au PIC, le porteur accepte que son projet soit diffusé publiquement, de manière anonyme pour les personnes physiques qui y sont identifiées, en reconnaissant être seul responsable de son contenu et des conséquences de sa diffusion.

De même, le porteur consent à ce que l’association gestionnaire utilise les données personnelles transmises pour assurer la gestion géographique du PIC3, afin d’évaluer la proportion des habitants bénéficiant ou participant au projet résidant dans les quartiers prioritaires de la Politique de la ville4.

Article 6 : Dépôt d’une demande

Pour demander l’aide du PIC à la réalisation d’un projet, le porteur doit suivre la procédure suivante :

  1. Déposer sa demande sur le portail des démarches en ligne de la Ville à l’adresse suivante : https://services.ville-roubaix.fr, quinze jours révolus avant la réunion du Comité d’attribution compétent.

  2. Attendre le retour de pré-instruction validant l’éligibilité de la demande pour une instruction par les membres bénévoles du Comité d’attribution compétent, détaillé sur le site web La FABRIQUE : https://lafabrique.ville-roubaix.fr.

  3. Répondre à l’invitation communiquée par la Ville pour venir présenter collectivement, par trois habitants minimum, le projet aux membres bénévoles du Comité d’attribution compétent.

Article 7 : Publicité

Les porteurs bénéficiaires du PIC de Roubaix ont obligation d’en faire la publicité en apposant le logo du PIC de Roubaix sur les documents, affiches et tracts qu’ils utilisent pour promouvoir les actions et les événements concernés. Ils s’engagent à faire connaître par tous les moyens la participation financière de l’État, de la Ville et de la Région.

Article 8 : Instruction

§1 Projet

La demande d’aide décrivant le projet est transmise directement par téléprocédure par le porteur sur le portail des démarches en ligne de la Ville. Cette demande contient la fiche porteur, la fiche action, le budget prévisionnel de l’action, les devis et les pièces justificatives des dépenses et recettes renseignées. Elle est vérifiée par le service Politique de la ville.

Le défaut ou l’insuffisance du dossier au jour de l’instruction du projet entraîne une décision d’ajournement ou un refus de financement.

§2 Bilan

Les porteurs justifient de la réalisation de leur projet et des dépenses sous la forme d’un bilan, contenant la fiche bilan, l’ensemble des justificatifs financiers – factures, tickets de caisse – les photos et articles de presse éventuels, qu’ils transmettent directement par téléprocédure sur le portail des démarches en ligne de la Ville. Le service Politique de la ville en vérifie la complétude. Ce bilan doit être remis dans un délai maximal d’un mois à compter de la date de réalisation de l’action.

Le défaut ou l’insuffisance du dossier au jour de l’instruction du bilan entraîne une décision d’ajournement ou la perte du solde de l’aide allouée et le remboursement des sommes perçues à titre d’acompte.

§3 Recours

Chaque porteur dont le dossier a été refusé ou approuvé pour un montant significativement inférieur à sa demande peut contester la décision rendue par le Comité d’attribution ayant instruit son dossier, s’il estime que le présent règlement intérieur n’a pas été respecté.

Ce recours s’exerce directement auprès du Comité d’attribution, représenté par son Président. Le recours est à présenter auprès du chef de projet du secteur du Comité d’attribution instructeur du dossier, par lettre recommandée avec accusé de réception ou courriel avec accusé de réception, dans les deux mois à partir de la publication du relevé de décision.

Le Président du Comité d’attribution peut :

  • présenter à nouveau le dossier devant le Comité d’attribution suivant ;

  • demander un arbitrage de la Commission de suivi et d’évaluation.

Il peut se faire accompagner par le chef de projet de secteur pour l’examen de ce recours. La décision du Président du Comité d’attribution est communiquée au porteur de projet par courriel. Sans réponse dans les deux mois suivant la présentation du recours, celui-ci est automatiquement inscrit à l’ordre du jour de la Commission de suivi et d’évaluation la plus proche.

Article 9 : Versement

Le versement des aides allouées s’effectue en deux étapes, avec un acompte au démarrage du projet et un solde éventuel après sa réalisation ; l’examen du bilan déposé sur le portail des démarches en ligne faisant foi.

Le secrétariat du Comité d’attribution transmet à l’association gestionnaire le relevé de décisions du Comité d’attribution dûment rempli, et signé par son Président ou son Vice-président. L’association gestionnaire met à jour les informations figurant au relevé de décision sur le site web La FABRIQUE.

L’association gestionnaire doit effectuer les versements, sous forme de chèque bancaire transmis dans les Mairies de quartiers pour être remis au porteur désigné pour recevoir ce chèque, contre un reçu, dans les dix jours ouvrés, maximum, après réception des notifications des décisions des Comités d’attribution compétents.

Le chèque reste à disposition du porteur en Mairie de quartiers pendant un mois. Si le porteur de projet n’a pas récupéré son chèque, la Mairie de quartiers alerte l’association gestionnaire qui mettra en œuvre une procédure d’annulation de l’aide allouée et en informera le Comité d’attribution compétent.

§1 Acompte au lancement

Le projet est examiné par le Comité d’attribution compétent qui décide et notifie au porteur la date limite de remise du bilan, l’aide totale allouée et l’acompte prévu. La notification de la décision du Comité d’attribution et la demande d’aide décrivant le projet sont transmises à l’association gestionnaire pour permettre le versement de l’acompte.

§2 Solde après bilan

Après contrôle du bilan par le service Politique de la ville, le Comité d’attribution compétent l’examine puis décide et notifie le solde à verser au porteur. La notification de la décision ainsi que la fiche bilan sont envoyées à l’association gestionnaire pour permettre le versement du solde

Article 10 : Recouvrement

L’association gestionnaire est habilitée à recouvrir les sommes versées auprès des porteurs quand l’action n’a pas été réalisée et lors d’un défaut ou d’une insuffisance du bilan.

§1 Action non réalisée

Le porteur qui n’aurait pas pu réaliser l’action qu’il avait projetée, est tenu de rembourser l’acompte qu’il a reçu à l’association gestionnaire, dans le mois suivant la date de réalisation prévue.

§2 Défaut ou insuffisance du bilan

Le porteur qui n’aurait pas déposé les pièces justificatives du bilan à la date limite notifiée au moment de l’instruction, recevra un courrier de relance avec accusé de réception envoyé par l’association gestionnaire.

Le porteur aura alors un mois pour régulariser la situation, après quoi, la somme du premier versement sera à restituer dans un délai d’un mois.

§3 Procédure

Le porteur qui n’aurait pas justifié dans un délai de trois semaines, après une lettre de rappel du Président du Comité d’attribution, de la réalisation de l’action ayant reçu une aide du PIC ou omis de rembourser les sommes indûment versées, recevra une lettre recommandée avec accusé de réception valant mise en demeure de la part de l’association gestionnaire.

Article 11 : Exclusion

Sans préjudice des poursuites judiciaires que la Ville ou l’association gestionnaire se réservent le droit de mettre en œuvre, tout porteur concerné par une procédure de recouvrement infructueuse, dans un délai de trois semaines suivant la mise en demeure, se verra temporairement écarté du PIC.

Dans un premier temps, les porteurs sont d’abord exclus d’un accès au PIC jusqu’à la régularisation de leur situation, pour un délai maximal de trois mois après la fin de l’exercice annuel sur lequel leur demande a été référencée. Dans un second temps, à l’expiration de ce délai et sans régularisation, la durée de l’exclusion est allongée de douze mois supplémentaires.

La procédure d’exclusion du PIC est mise en mouvement par l’association gestionnaire qui la signifie aux porteurs par lettre recommandée avec accusé de réception. Tout porteur peut déférer un recours devant la Commission de suivi et d’évaluation concernant une procédure d’exclusion qu’il estime contraire au règlement.

Titre 3 Instances

Chapitre 1 - Comités d’attribution

Les Comités d’attribution sont des lieux de débat, ouverts à la parole de leurs membres et des habitants et acteurs associatifs qui y sont invités, accompagnés par des agents des services de la Ville. Au nombre de cinq, ils ont une compétence territoriale correspondant aux périmètres des Mairies de quartiers.

Article 12 : Composition

Chaque Comité d’attribution du PIC est composé d’au moins sept membres titulaires plus trois membres suppléants à voix délibérative, élus pour une période de trois ans. Il est représenté par un Président secondé dans ses fonctions par un Vice-président.

§1 Membres

Les membres des Comités d’attribution s’engagent à œuvrer en faveur de leurs quartiers, dans le respect des convictions de chacun. Cette mobilisation relève d’une démarche citoyenne au service des Roubaisiens, adossée aux valeurs de respect, de tolérance et de dialogue.

Ils écoutent les porteurs de projets, étudient leurs demandes et décident du montant de l'aide éventuelle allouée. Ces décisions résultent de leurs échanges et en constituent la synthèse.

Les membres, dont la qualité s’exerce à titre individuel et bénévolement, sont soit :

  • habitants des quartiers dépendants du Comité d’attribution ;

  • membres d’une association dont le siège est situé dans l’un des quartiers entrant dans le champ du Comité d’attribution concerné.

Ont voix consultatives :

  • un représentant de l’association gestionnaire du PIC ;

  • un représentant de la Ville.

§2 Présidence

La personne désignée au poste de Président veille au bon fonctionnement du Comité d’attribution qu’elle représente et :

  • assure l’accueil convivial des porteurs de projet ;

  • préside chaque réunion du Comité d’attribution ;

  • signe les relevés de décisions approuvés par le Comité d’attribution ;

  • assure le respect du présent règlement intérieur ;

  • rappelle aux membres du Comité d’attribution qu’ils sont tenus à la confidentialité des paroles échangées et des décisions prononcées pendant toutes les délibérations du Comité d’attribution.

En cas d’absence du Président, le Vice-président prendra sa charge.

§3 Perte de la qualité de membre

I. Démission ou révocation

Lorsqu’un membre souhaite démissionner, il notifie sa démission par courrier au Comité d’attribution dont il émane. Cette démission est effective à la date de réception du courrier par la Mairie de quartiers.

Lorsqu’un membre, ayant voix délibérative est absent à trois réunions consécutives, sans excuse, il reçoit un courrier de demande d’explication du Comité d’attribution dont il émane. Sans réponse de sa part dans le mois suivant la date de réception dudit courrier, il est révoqué sur décision du Comité d’attribution. S’il répond sans se présenter à l’une des trois réunions suivantes du Comité d’attribution dont il émane, il reçoit un courrier d’information de ce dernier lui notifiant sa révocation.

Le membre, à voix délibérative, démissionnaire ou révoqué, est remplacé par cooptation d’un membre suppléant ou d’un porteur ayant déjà un projet soldé à son actif ou d’un conseiller citoyen du secteur jusqu’à la prochaine élection.

II. Exclusion

Le non-respect du présent règlement, les propos ou les actes qui porteraient atteinte à toute personne prenant part au PIC, tout comme ceux qui entacheraient l’image ou nuiraient aux intérêts du dispositif, constituent des motifs graves d’exclusion.

La décision d’exclusion d’un membre pour motif grave est prise par le Comité d’attribution dont il émane, statuant à la majorité de ses membres. Elle est notifiée par ce Comité d’attribution au membre intéressé après que ce dernier ait été invité à lui présenter ses explications dans le respect du principe contradictoire. Le membre intéressé peut être assisté de la personne de son choix.

§4 Quorum et pouvoir de délibération

Le quorum permettant la validité des délibérations du Comité d’attribution est de la moitié de ses membres : par exemple, le quorum d’un Comité d’attribution de sept membres sera de quatre membres présents ou représentés.

Afin de pallier toute absence à une délibération du Comité d’attribution, chaque membre peut se faire représenter par un autre membre à qui il transmettra son pouvoir. Un même membre ne peut avoir qu’un seul pouvoir ; autrement dit il dispose d’un nombre maximal de deux voix délibératives.

§5 Exceptions à la règle du quorum

Si le quorum n’est pas atteint après la première convocation du Comité d’attribution, le président ou le vice-président doit indiquer sur le relevé des décisions que le Comité d’attribution ne s’est pas trouvé en nombre pour délibérer et que la séance est renvoyée à une date ultérieure immédiatement précisée. Cette instance exceptionnelle pourra être organisée dans le plus bref délai, et les décisions rendues valables, quel que soit le nombre de membres présents.

Si le délai d’organisation de cette instance exceptionnelle devait dépasser l’échéance de réalisation de l’action proposée, le défaut de quorum pourrait mener à un dépaysement de l’instruction prévu à l’article 13 du présent règlement.

§6 Engagement de confidentialité

Tous les membres, participant ou non aux délibérations des Comités d’attribution, sont tenus de protéger la confidentialité des débats et s’obligent au secret en ce qui concerne les données personnelles auxquelles ils pourraient avoir accès, soit directement, soit de manière incidente à l’occasion des travaux menés dans le cadre de leur engagement bénévole au sein du PIC.

§7 Gestion des conflits d’intérêts

Les décisions des membres du Comité d’attribution ne doivent pas être entachées de conflit d’intérêts ni d’apparence de conflit d’intérêts.

La notion de conflit d’intérêts désigne une situation dans laquelle un membre pourrait être en position de tirer profit de sa décision aux dépens du bon fonctionnement du PIC ou perdrait l’impartialité nécessaire à la prise de cette décision.

Tout membre en situation potentielle de conflit d’intérêts avec les missions qu’il exerce au sein du Comité d’attribution5 doit se signaler aux autres membres, avant qu’ils ne se réunissent pour décider.

Un membre en situation de conflit d’intérêts concernant une demande déposée par un porteur de projet ne peut participer aux débats ni à la prise de décision du Comité d’attribution.

Si le Président et le Vice-président étaient reconnus en situation de conflit d’intérêts, les autres membres du Comité d’attribution désigneraient une tierce personne en leur sein pour présider à la décision.

§8 Secrétariat

Il est assuré par la Ville.

I. Les Mairies de quartiers

Les Mairies de quartiers, par l’intermédiaire de leur secrétariat :

  • accueillent, orientent les porteurs de projet ;

  • centralisent les demandes éligibles sur le site web La FABRIQUE ;

  • organisent, en lien avec les membres et l’association gestionnaire, les réunions des Comités d’attribution (envoi des convocations des membres des Comités d’attribution et des porteurs de projet et envoi des notifications des décisions des Comités d’attribution aux porteurs et à l’association gestionnaire) ;

  • remettent les chèques aux porteurs.

II. La Direction Politique de la ville et Vie associative,

La Direction Politique de la ville et Vie associative, par l’intermédiaire des chefs de projet et du chargé de mission thématique, assure :

  • le contrôle d’éligibilité des demandes reçues ;

  • la coanimation des Comités d’attribution ;

  • l’accompagnement des porteurs de projet ;

  • la promotion du dispositif auprès des habitants ;

  • la coordination du dispositif (suivi des demandes, organisation conjointe avec les secrétariats des Mairies de quartiers, relations avec l’association gestionnaire et les cofinanceurs, suivi budgétaire) ;

  • l’animation de la Commission de suivi et d’évaluation ;

  • le respect du présent règlement intérieur.

Article 13 : Compétences

§1 Compétence territoriale

Le Comité d’attribution compétent pour instruire les projets présentés est celui du secteur auquel se rattache le lieu de résidence des porteurs. Lorsque l’association porteuse du projet est domiciliée en dehors du territoire de Roubaix, le secteur compétent est déterminé par le lieu de réalisation de l’action.

§2 Exceptions à la règle de compétence territoriale

I. Défaut de quorum et délais contraints

Si le quorum n’est pas atteint, le dépaysement d’urgence de projets pour lesquels le délai de réalisation serait incompatible avec un report de décision du Comité d’attribution territorialement compétent peut être organisé à la demande de son Président ou de son représentant. Dans ce cas, le président du Comité d’attribution dépaysé ou son représentant devra siéger dans le Comité d’attribution d’accueil d’urgence pour délibérer sur les projets concernés.

II. Circonstances particulières

Le Comité d’attribution territorialement compétent se réserve le droit de se dessaisir de l’instruction d’une demande, selon des critères d’expertise d’usage du territoire et de lieu de déroulement de l’action, pour confier celle-ci au Comité d’attribution d’un autre secteur qui sera alors réputé territorialement compétent.

§3 Décision des aides allouées

Le Comité d’attribution compétent décide souverainement, dans le cadre du présent règlement intérieur et notamment des dispositions relatives aux critères et procédures de financement par le PIC, de l’octroi des aides allouées aux projets entrant dans sa compétence territoriale. Pour ce faire, il :

  • instruit les demandes et entend les porteurs de projets suivant le visa du chef de projets et de l’association gestionnaire ;

  • décide de la somme éventuellement allouée assortie d’un acompte ;

  • examine les bilans sur pièces, ou présentés en réunion par les porteurs s’il l’estime opportun, suivant le visa du chef de projets et de l’association gestionnaire ;

  • approuve le versement éventuel d’un solde ou demande le remboursement des sommes trop perçues.

Le Comité d’attribution prend ses décisions à huis clos. Seuls les membres à voix délibérative prennent part à la décision qui fait l’objet d’un relevé diffusé sur le site web La FABRIQUE.

Article 14 : Élection et renouvellement

Les membres du Comité d’attribution sont élus pour une durée de trois ans. La constitution du Comité d’attribution doit permettre de respecter les règles de quorum visées à l’article 12 du présent règlement intérieur.

§1 Modalités de candidatures

Chaque candidature porte sur un des cinq secteurs de Roubaix suivant son lieu de résidence ou celui de l’association qui la mandate. Une candidature portant sur plusieurs secteurs est recevable.

Sont éligibles à postuler aux fonctions de membre d’un Comité d’attribution :

  • les membres sortants du Comité d’attribution s’ils ne sont pas salariés d’une association candidate ;

  • les porteurs de projets ayant mené leur projet à terme ;

  • un représentant par association du quartier, uniquement les bénévoles et non les salariés de ladite association.

La Ville organise un appel à candidatures respectant la procédure suivante :

  • un appel à candidature est envoyé un mois avant la date des élections auprès de porteurs de projets des deux années précédant l’année de l’élection (habitants et bénévoles associatifs) par correspondance, par messagerie et sur le site web La FABRIQUE.

  • les candidatures doivent être déposées au plus tard quinze jours avant la date de l’élection auprès du chef de projets (en main propre ou voie postale en Mairie de quartiers) ou par courriel : lafabrique@ville-roubaix.fr

§2 Collège électoral

Participent à l’élection des membres des Comités d’attribution :

  • les porteurs de projets ayant mené leur projet à terme ;

  • un seul représentant dûment mandaté pour chacune des associations des quartiers, mais qui ne soit pas salarié de ladite association.

Pour voter, chaque électeur doit nécessairement se munir de sa pièce d’identité et idéalement des documents électoraux qu’il aura reçus. Après avoir voté, il signe la liste d’émargement en face de son nom.

§3 Déroulement du scrutin

Le scrutin est organisé par les Comités d’attribution à bulletin secret. Il s’agit d’un scrutin de liste où chaque électeur est amené à élire au maximum dix membres permanents et dix suppléants.

Les listes des candidats doivent être disponibles une semaine avant la date de l’élection sur le site web La FABRIQUE, en Mairie de quartiers ou à la Direction Politique de la ville et Vie associative à l’Hôtel de Ville.

Les élections auront lieu en Mairie de quartiers. Le dépouillement aura lieu dès la fermeture du bureau de vote.

Sur chaque bureau de vote, seront présents :

  1. deux membres du PIC ;

  2. un représentant de la ville (le chef de projets qui assure la bonne tenue des élections).

Chapitre 2 - Commission de suivi et d’évaluation

La Commission de suivi et d’évaluation du PIC se réunit périodiquement au minimum trois fois par an, sous la coprésidence des élus en charge du PIC, représentant la Ville et d’un membre du collège des cinq Comités d’attribution.

Article 15 : Composition et fonctionnement

Les personnes habilitées à participer aux réunions sont :

  • les membres à voix délibérative : les cinq Présidents des Comités d’attribution ou leurs représentants, le Président de l’association gestionnaire ou son représentant, les représentants de l’Etat, de la Région et de la Ville.

  • en cas d’égalité, le Président de séance a voix prépondérante.

  • les autres personnes invitées, les techniciens de la Région et de la Ville, ont voix consultative.

Le secrétariat de la Commission est géré par la Ville qui s’assure de fournir la liste d’émargement complète des personnes autorisées à assister à la Commission de suivi et d’évaluation.

Les votes de la Commission de suivi et d’évaluation feront l’objet d’un relevé de décision. Les décisions de la Commission sont validées par un vote à main levée.

Le quorum permettant la validité des délibérations de la Commission est la moitié des membres ayant voix délibérative représentant les différents collèges.

Tous les membres des cinq Comités d’attribution (titulaires et suppléants) seront invités une à deux fois par an à participer à une réunion d’échange sur le fonctionnement du PIC.

Article 16 : Missions

Les missions de la Commission sont les suivantes :

  1. établir et développer des temps d’échanges et réflexions entre acteurs du PIC ;

  2. élaborer, modifier et amender le présent règlement intérieur et ses annexes ;

  3. évaluer le fonctionnement général du PIC et procéder notamment à une évaluation annuelle de celui-ci. Dans le cadre de cette mission, et sans préjudice de la mission précédente, il appartient à la Ville et à l’association gestionnaire, ainsi qu’aux cinq Comités d’attribution de faire toute proposition d’amélioration du fonctionnement du PIC ;

  4. développer l’information, la communication et la promotion du PIC à Roubaix, tant à destination des habitants des quartiers concernés de la Ville que des partenaires extérieurs.


1 Est concernée au titre du PIC pour l’État : la Préfecture du Nord.

2 Exemple : pour la tenue d’un carnaval il pourrait être nécessaire de confectionner des éléments de costumes ou un géant. Le processus de fabrication impliquant les habitants dans leur réalisation s’inscrit pleinement dans les objectifs du dispositif pour le renforcement des échanges entre les habitants comme la promotion de leurs capacités à s’organiser.

3 Combinée au travail de géoréférencement et de cartographie assistée par ordinateur, la gestion géographique des données du PIC permet leur mise en ligne publique et anonymisée par la Ville sur son portail des données ouvertes : https://opendata.roubaix.fr.

4 Ce travail est réalisé dans le respect de la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et, notamment, le règlement nᵒ 2016/679, dit règlement général sur la protection des données et la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

5 Exemple : un membre adhérent d’une association portant un projet, un membre ayant des liens familiaux avec un porteur de projets, etc.

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    Fonds de participation des habitants, FPH, Règlement intérieur
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    Sur proposition du Comité d'attribution du Fonds de Participation des Habitants du secteur Sud de Roubaix, le règlement intérieur du dispositif a été remanié afin de mieux conformer les besoins et usages des acteurs du territoires. Vous trouverez ci...
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    Sur proposition des comités d'attribution du Fonds de Participation des Habitants des secteurs Sud et Est de Roubaix, le règlement intérieur du dispositif a été remanié et quelques articles ont été ajoutés, rénovés ou supprimés afin de mieux...
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    Vous trouverez ci-joint le règlement intérieur modifié au 16/11/2013 : seul l'article 11 a été modifié, donnant le droit de vote aux huit membres suivants : 5 présidents de comités d'attribution ; Association gestionnaire ; Conseil régional ; Ville...
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    Lors du comité de suivi et d'évaluation du 4 octobre 2011, quelques articles du règlement intérieur du FPH ont été ajoutés, rénovés ou supprimer pour être plus conformes à l'évolution du dispositif. Il est téléchargeable ici et sur le site de la...
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    FONDS DE PARTICIPATION DES HABITANTS Ville de ROUBAIX REGLEMENT INTERIEUR   Titre I - Généralités Article 1 : Définition du FPH Le Fonds de Participation des Habitants (ci dessous dénommé « le FPH » ou « le Fonds ») est une enveloppe financière...
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