Règlement du PIC

Vous trouverez ci-après, le règlement intérieur établi par la Commission de suivi et d’évaluation du Projet d’initiative citoyenne de Roubaix, réunie en assemblée les vendredis 1ᵉʳ avril et le 8 juillet 2022, et adopté par délibération du Conseil municipal en date du jeudi 6 octobre 2022.

Ce nouveau règlement abroge de fait le précédent adopté en date du jeudi 31 mars 2022. Les membres de la Commission de suivi et d’évaluation du dispositif vous remercie de bien vouloir en prendre connaissance avant tout dépôt de demande, pour un projet ou un bilan d’action.

Titre 1 Généralités

Article 1 : Définition

Le Projet d’Initiative Citoyenne de Roubaix, ci-après dénommé “ PIC ”, dans la continuité du Fonds de participation des habitants, est un dispositif bénéficiant de subventions versées par le Conseil régional Hauts-de-France, ci-après dénommé “ Région ”, et le Conseil municipal de Roubaix, ci-après dénommé “ Ville ”.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre des objectifs définis aux Contrats de ville 2015-2023 et suit les orientations régionales et municipales en matière de Politique de la ville et de Démocratie participative, pour l’émergence et l’accompagnement des initiatives citoyennes.

La gestion du PIC est confiée par convention à l’organisme ci-après dénommé “ association gestionnaire ” qui sollicite les subventions auprès notamment des partenaires institutionnels précédemment définis.

Article 2 : Objectifs

Bénéficiant de modalités de financement souples et rapides, le PIC vise à accompagner les dynamiques participatives et susciter des pratiques sociales novatrices dans les quartiers prioritaires de la Politique de la ville. Il a pour but de soutenir des micro-projets portés par des groupes d’habitants ou des associations de ces territoires, suivant l’une des onze thématiques listées ci-après :

• Insertion par l’économique ;

• Innovation sociale ;

• Démocratie numérique et sensibilisation aux usages numériques ;

• Transition énergétique et écologique ;

• Valorisation des circuits courts ;

• Lutte contre l’isolement ;

• Lutte contre l’illettrisme ;

• Échanges de savoirs et entraide ;

• Valorisation et découverte du matrimoine, du patrimoine et de l’histoire locale ;

• Créativité artistique ;

• Égalité femmes – hommes.

Article 3 : Bénéficiaires

Le PIC s’adresse à des collectifs d’habitants, simples ou constitués en association relevant de la loi du 1^er juillet 1901, ci-après dénommés “ porteur(s) ”, souhaitant réaliser des actions pour le bénéfice des Roubaisiens habitant les quartiers en géographie prioritaire.

Son accès est réservé à des groupes d’au moins trois porteurs domiciliés à des adresses distinctes, dont une au moins se trouve sur Roubaix, ou trois membres d’une association roubaisienne menant ses activités sur Roubaix. Seuls les bénévoles, agissant pour le compte d’une association ou à titre individuel, peuvent être porteurs.

Les associations domiciliées à l’extérieur de Roubaix peuvent présenter une demande sous réserve qu’au moins un des porteurs soit domicilié à Roubaix et que l’action soit située à Roubaix, en géographie prioritaire.

L’accès au PIC est entièrement dématérialisé et s’adosse à un téléservice dédié fourni par la Ville qui permet le recueil des demandes des porteurs.

Article 4 : Gestion et gouvernance

L’association gestionnaire reçoit les subventions. Elle est responsable au niveau administratif et comptable de la gestion du PIC, et s’appuie sur les données recueillies par le téléservice municipal dédié pour conduire ses missions. Elle assure le suivi des décisions prononcées par les Comités d’attribution et leur exécution financière.

Les subventions sont consolidées pour constituer un fonds, affecté de manière fongible aux cinq secteurs de Roubaix définis par les périmètres des Mairies de quartiers – Nord, Sud, Est, Ouest, Centre – lesquels sont chacun dotés d’un Comité d’attribution constitué d’habitants élus qui délibèrent sur les demandes et les aides financières allouées.

Les représentants des Comités d’attribution, de l’association gestionnaire, de la Région et de la Ville – élus ou techniciens – composent la Commission de suivi et d’évaluation qui évalue le dispositif, décide de ses grandes orientations et en élabore le règlement.

Article 5 : Engagement républicain

Les partenaires institutionnels qui subventionnent le fonds et le fonctionnement du PIC doivent pouvoir justifier du bon usage des deniers publics. Aussi, ils ont une obligation de vigilance permanente quant au respect des engagements républicains au travers des projets soutenus.

Conformément aux dispositions légales confortant le respect des principes de la République¹, relatives aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations, l’association gestionnaire souscrit au contrat d’engagement républicain et s’engage à en respecter les principes :

• Engagement n° 1 : respect des lois de la République

• Engagement n°2 : respect de la liberté de conscience

• Engagement n°3 : liberté des membres de l’association

• Engagement n°4 : égalité et non- discrimination

• Engagement n°5 : fraternité et prévention de la violence

• Engagement n° 6 : respect de la dignité et de la personne humaine

• Engagement n° 7 : respect des symboles de la République

De même, l’association gestionnaire souscrit à la charte régionale de la laïcité et des valeurs républicaines et s’engage à en respecter les principes :

• L’égalité de tous devant la loi, sans distinction d’origine, de race ou de religion,

• Le respect de toutes les croyances,

• L’égalité entre les hommes et les femmes,

• La liberté de conscience et le libre exercice des cultes sous les seules restrictions édictées dans l’intérêt de l’ordre public.

L’association gestionnaire s’engage à mettre concrètement en avant la mise en œuvre de ces principes en réfléchissant aux moyens de faire vivre la réflexion sur la laïcité, en proscrivant toutes violences et discriminations, et en promouvant une culture du respect et de la compréhension de l’autre.

Ainsi engagée à respecter les principes inscrits dans le contrat d’engagement républicain et dans la charte régionale de la laïcité et des valeurs républicaines, l’association gestionnaire en informe ses membres par tout moyen.

Associée à ses partenaires institutionnels et financiers, l’association gestionnaire est fondée à s’assurer que les porteurs, informés de ces obligations, s’engagent de même et respectent les principes inscrits dans le contrat d’engagement républicain et dans la charte régionale de la laïcité et des valeurs républicaines repris en annexe au présent règlement.

Cette démarche s’adosse à l’acceptation par les porteurs, avant toute demande, des conditions générales d’utilisation du téléservice municipal dédié. Lesdites conditions faisant explicitement référence au contrat d’engagement républicain et à la charte régionale de la laïcité et des valeurs républicaines ; chaque porteur, en les acceptant, s’engage formellement à en respecter les principes et les engagements.

Les porteurs sont aussi informés du caractère opposable des engagements souscrits. Un manquement à ces derniers est de nature à justifier le retrait de l’aide financière du PIC ou, le cas échéant, son remboursement.

Titre 2 Modalités

L’aide financière apportée par le PIC est conditionnée au dépôt d’une demande d’aide et à la présentation du projet qu’elle décrit. Cette aide financière est plafonnée à une somme de 1 000 euros par demande. Ce plafond pourra occasionnellement être relevé jusqu’à 1 500 euros, sur décision du Comité d’attribution compétent pour en apprécier la nécessité, et juger le caractère exceptionnel du projet.

Le caractère exceptionnel d’un projet est évalué selon la réponse qu’il apporte à un besoin territorialement identifié mais peu couvert. Sans caractère restrictif, ce besoin peut être identifié à une thématique d’intervention ou une discipline peu connue.

Article 6 : Conditions

Le PIC n’est pas destiné à soutenir des actions portées par des associations déjà fortement subventionnées. Cependant, celles-ci peuvent être amenées à accompagner les habitants sur le montage de demandes, y compris sur les aspects financiers.

Pour être éligible à une instruction, toute demande déposée au nom d’un porteur associatif doit comporter la confirmation de souscription au contrat d’engagement républicain et à la charte régionale de la laïcité et des valeurs républicaines, ou leurs copies signées par son représentant légal. La date de souscription dudit contrat doit être alignée avec l’année d’exercice du PIC concernée.

La demande est présentée devant le Comité d’attribution compétent. En cas de collectif d’associations, celle-ci est présentée par l’ensemble, mais une seule association percevra l’aide.

Un porteur ne peut avoir plus d’une action soutenue par le PIC de Roubaix en cours, ni présenter plus de trois demandes par an à moins qu’il ne mette en évidence l’utilité particulière de l’action supplémentaire proposée.

Sont inéligibles à une aide financière du PIC les demandes présentant un projet :

• finançable dans un délai d’un an par un autre dispositif ;

• sans autofinancement ou contribution financière des participants ; l’ensemble devant correspondre à un minimum de 10 % du montant de l’aide demandée au titre du dispositif. Dans le cas des projets portés par un collectif d’habitant non constitués en association, cette part pourra être imputées en recette aux dons des bénévoles, contrepartie budgétaire de la valorisation du bénévolat détaillée en dépense ;

• restreint aux seuls organisateurs et inaccessible aux habitants ;

• organisant un loto ou toute action mettant en jeu une dotation financière ou matérielle ;

• concernant une action terminée au moment de la présentation en Comité d’attribution ;

• entrant dans la compétence légale obligatoire d’un organisme public ;

• non-présenté par les porteurs en Comité d’attribution à l’issue d’une invitation et dont l’absence n’aurait pas été excusée, sauf cas de force majeur à motiver par écrit à la présidence du Comité d’attribution dans les 48 heures suivant la date de l’invitation ;

• déposé alors qu’un autre projet porté par les mêmes porteurs est toujours en cours ;

• de voyage ou sortie dont le contenu et les objectifs ne seraient ni pédagogiques, ni citoyens (parc d’attraction, voyage touristique, …) ;

• ayant un caractère lucratif ou générant des profits commerciaux ou assimilables à des opérations de publicité ou de communication à des fins commerciales pour faire connaître un produit ou un service et d’inciter à l’acquérir ou à y recourir ;

• porté ou lié à une personne morale dont l’activité sociale est expressément inéligible à tout financement public² ;

• liés à l’exercice direct d’un culte ou contrevenant à l’un des sept engagements du pacte républicain.

Sont inéligibles, les dépenses prévues ou engagées :

• pour l’acquisition de matériels destinés un usage personnel ou exclusif, à l’exception des fournitures consommables. L’acquisition de matériaux, permettant la fabrication collective, par les habitants d’un matériel nécessaire à la réalisation de l’action est en revanche autorisée³ ;

• pour l’achat de boissons alcoolisées ;

• pour le paiement d’amendes ou de pénalités ;

• pour l’acquisition de vaisselles à usage unique ;

• pour la réalisation d’une action secondaire. Le financement du PIC est destiné à couvrir les dépenses de l’action principale exclusivement. Si l’action principale génère des recettes supplémentaires, celles-ci peuvent être reversées par le porteur sur un autre projet qui devra avoir fait l’objet d’une présentation préalable au Comité d’attribution.

L’inéligibilité d’une demande fait l’objet d’une notification administrative au porteur et d’une information au Comité d’attribution compétent. Le non-financement d’un projet et le motif de celui-ci devront être dûment notifiés au porteur sur le relevé de décision du Comité d’attribution instructeur avec la référence réglementaire.

En faisant appel au PIC, le porteur accepte que son projet soit diffusé publiquement, de manière anonyme pour les personnes physiques qui y sont identifiées, en reconnaissant être seul responsable de son contenu et des conséquences de sa diffusion.

De même, le porteur consent à ce que l’association gestionnaire utilise les données personnelles transmises pour assurer la gestion géographique du PIC⁴, afin d’évaluer la proportion des habitants bénéficiant ou participant au projet résidant dans les quartiers prioritaires de la Politique de la ville⁵.

Article 7 : Dépôt d’une demande

Pour demander l’aide du PIC à la réalisation d’un projet, le porteur doit suivre la procédure suivante :

1. Déposer sa demande sur le portail des démarches en ligne de la Ville à l’adresse suivante : https://services.ville-roubaix.fr, quinze jours révolus avant la réunion du Comité d’attribution compétent.

2. Attendre le retour de pré-instruction validant l’éligibilité de la demande pour une instruction par les membres bénévoles du Comité d’attribution compétent, détaillé sur le site web La FABRIQUE : https://lafabrique.ville-roubaix.fr.

3. Répondre à l’invitation communiquée par la Ville pour venir présenter collectivement, par trois habitants minimum, le projet aux membres bénévoles du Comité d’attribution compétent.

Article 8 : Publicité

Les porteurs s’engagent à faire connaître par tous les moyens les participations financières et institutionnelles de la Ville et de la Région au PIC. Ils ont obligation d’en faire la publicité en apposant leurs logos et celui du dispositif institutionnels sur les documents, affiches et tracts qu’ils utilisent pour promouvoir leur projet.

Article 9 : Instruction

§1 Projet

La demande d’aide décrivant le projet est transmise directement par téléprocédure par le porteur sur le portail des démarches en ligne de la Ville. Outre l’adhésion des porteurs aux conditions générales d’utilisation dudit portail et pour les associations leur souscription aux principes du contrat d’engagement républicain et de la charte régionale de la laïcité et des valeurs républicaines, cette demande contient la fiche porteur, la fiche action, le budget prévisionnel de l’action, les devis et les pièces justificatives des dépenses et recettes renseignées. Elle est vérifiée par le service Politique de la ville.

Le défaut ou l’insuffisance du dossier au jour de l’instruction du projet entraîne une décision d’ajournement ou un refus de financement.

§2 Bilan

Les porteurs justifient de la réalisation de leur projet et des dépenses sous la forme d’un bilan, contenant la fiche bilan, l’ensemble des justificatifs financiers – factures, tickets de caisse – les photos et articles de presse éventuels, qu’ils transmettent directement par téléprocédure sur le portail des démarches en ligne de la Ville. Le service Politique de la ville en vérifie la complétude. Ce bilan doit être remis dans un délai maximal d’un mois à compter de la date de réalisation de l’action.

Les porteurs devront explicitement préciser les modalités mises en œuvre pour permettre aux personnes qu’ils auront mobilisées et à leur public de veiller au respect des principes du contrat d’engagement républicain et de la charte régionale de la laïcité et des valeurs républicaines. Ils devront également décrire ce qu’ils ont réalisé pour garantir le principe d’égalité de droits entre les femmes et les hommes et évaluer la portée de l’action soutenue financièrement par le PIC au regard de ce principe.

Dans ce cadre, il s’agira de savoir comment auront été abordées ces modalités. Auront-elles été davantage perçues comme une contrainte administrative ou, au contraire, comme une opportunité de développement et d’enrichissement des actions.

Le défaut ou l’insuffisance du dossier au jour de l’instruction du bilan entraîne une décision d’ajournement ou la perte du solde de l’aide allouée et le remboursement des sommes perçues à titre d’acompte.

§3 Recours

Chaque porteur dont le dossier a été refusé ou approuvé pour un montant significativement inférieur à sa demande peut contester la décision rendue par le Comité d’attribution ayant instruit son dossier, s’il estime que le présent règlement intérieur n’a pas été respecté.

Ce recours s’exerce directement auprès du Comité d’attribution, représenté par son Président. Le recours est à présenter auprès du chef de projet du secteur du Comité d’attribution instructeur du dossier, par lettre recommandée avec accusé de réception ou courriel avec accusé de réception, dans les deux mois à partir de la publication du relevé de décision.

Le Président du Comité d’attribution peut :

• présenter à nouveau le dossier devant le Comité d’attribution suivant ;

• demander un arbitrage de la Commission de suivi et d’évaluation.

Il peut se faire accompagner par le chef de projet de secteur pour l’examen de ce recours. La décision du Président du Comité d’attribution est communiquée au porteur par courriel. Sans réponse dans les deux mois suivant la présentation du recours, celui-ci est automatiquement inscrit à l’ordre du jour de la Commission de suivi et d’évaluation la plus proche.

Article 10 : Versement

L’association gestionnaire effectue les versements par virement bancaire domestique. Le versement des aides allouées s’effectue en deux étapes, avec un acompte au démarrage du projet et un solde éventuel après sa réalisation ; l’examen du bilan déposé sur le portail des démarches en ligne faisant foi.

Le secrétariat du Comité d’attribution transmet à l’association gestionnaire le relevé de décisions du Comité d’attribution dûment rempli et signé par son Président ou son Vice-président. L’association gestionnaire met à jour les informations figurant au relevé de décision sur le site web La FABRIQUE.

§1 Acompte au lancement

Le projet est examiné par le Comité d’attribution compétent qui décide et notifie au porteur la date limite de remise du bilan, l’aide totale allouée et l’acompte prévu. La notification de la décision du Comité d’attribution et la demande d’aide décrivant le projet sont transmises à l’association gestionnaire pour permettre le versement de l’acompte.

§2 Solde après bilan

Après contrôle du bilan par le service Politique de la ville, le Comité d’attribution compétent l’examine puis décide et notifie le solde à verser au porteur. La notification de la décision ainsi que la fiche bilan sont envoyées à l’association gestionnaire pour permettre le versement du solde.

Article 11 : Recouvrement

Tout manquement constaté aux principes du contrat d’engagement républicain ou de la charte régionale de la laïcité et des valeurs républicaines est de nature à justifier le retrait de l’aide financière du PIC et la récupération des sommes indûment perçues.

L’association gestionnaire est habilitée à recouvrir les sommes versées auprès des porteurs quand l’action n’a pas été réalisée et lors d’un défaut ou d’une insuffisance du bilan.

§1 Action non réalisée

Le porteur qui n’aurait pas pu réaliser l’action qu’il avait projetée, est tenu de rembourser l’acompte qu’il a reçu à l’association gestionnaire, dans le mois suivant la date de réalisation prévue.

§2 Défaut ou insuffisance du bilan

Le porteur qui n’aurait pas déposé les pièces justificatives du bilan à la date limite notifiée au moment de l’instruction, recevra un courrier de relance avec accusé de réception envoyé par l’association gestionnaire. Le porteur aura alors un mois pour régulariser la situation, après quoi, la somme du premier versement sera à restituer dans un délai d’un mois.

§3 Procédure

Le porteur qui n’aurait pas justifié dans un délai de trois semaines, après une lettre de rappel du Président du Comité d’attribution, de la réalisation de l’action ayant reçu une aide du PIC ou omis de rembourser les sommes indûment versées, recevra une lettre recommandée avec accusé de réception valant mise en demeure de la part de l’association gestionnaire.

Article 12 : Exclusion

Sans préjudice des poursuites judiciaires que la Ville ou l’association gestionnaire se réservent le droit de mettre en œuvre, tout porteur concerné par une procédure de recouvrement infructueuse, dans un délai de trois semaines suivant la mise en demeure, se verra temporairement écarté du PIC.

Dans un premier temps, les porteurs sont d’abord exclus d’un accès au PIC jusqu’à la régularisation de leur situation, pour un délai maximal de trois mois après la fin de l’exercice annuel sur lequel leur demande a été référencée. Dans un second temps, à l’expiration de ce délai et sans régularisation, la durée de l’exclusion est allongée de douze mois supplémentaires.

La procédure d’exclusion du PIC est mise en mouvement par l’association gestionnaire qui la signifie aux porteurs par lettre recommandée avec accusé de réception. Tout porteur peut déférer un recours devant la Commission de suivi et d’évaluation concernant une procédure d’exclusion qu’il estime contraire au règlement.

Titre 3 Instances

Chapitre 1 - Comités d’attribution

Les Comités d’attribution sont des lieux de débat, ouverts à la parole de leurs membres et des habitants et acteurs associatifs qui y sont invités, accompagnés par des agents des services de la Ville. Au nombre de cinq, ils ont une compétence territoriale correspondant aux périmètres des Mairies de quartiers.

Article 13 : Composition

Chaque Comité d’attribution du PIC est composé d’au plus dix membres titulaires et dix membres suppléants. Il est représenté par un Président secondé dans ses fonctions par un Vice-président. Pour pouvoir siéger et décider, le Comité d’attribution doit compter au moins trois membres titulaires et réunir le quorum.

§1 Membres

Les membres des Comités d’attribution s’engagent à œuvrer en faveur de leurs quartiers, dans le respect des convictions de chacun. Cette mobilisation relève d’une démarche citoyenne au service des Roubaisiens, adossée aux valeurs de respect, de tolérance et de dialogue.

Ils écoutent les porteurs, étudient leurs demandes et décident du montant de l’aide éventuelle allouée. Ces décisions résultent de leurs échanges et en constituent la synthèse.

Les membres, dont la qualité s’exerce à titre individuel et bénévolement, sont soit :

• habitants des quartiers dépendants du Comité d’attribution ayant présenté un projet mené à terme ;

• bénévoles mandatés par les Conseils citoyens ou le Conseil consultatif de la jeunesse ;

• bénévoles mandatés par une association dont le siège est situé dans l’un des quartiers entrant dans le champ de compétence du Comité d’attribution concerné.

Ont voix délibératives :

• les membres titulaires ;

• les membres suppléants représentant ou remplaçant un membre titulaire.

Ont voix consultatives :

• un représentant de l’association gestionnaire du PIC ;

• un représentant de la Ville ;

• un technicien de la Ville.

§2 Présidence

La personne désignée au poste de Président veille au bon fonctionnement du Comité d’attribution qu’elle représente et :

• assure l’accueil convivial des porteurs ;

• préside chaque réunion du Comité d’attribution ;

• signe les relevés de décisions approuvés par le Comité d’attribution ;

• assure le respect du présent règlement intérieur ;

• rappelle aux membres du Comité d’attribution qu’ils sont tenus à la confidentialité des paroles échangées et des décisions prononcées pendant toutes les délibérations du Comité d’attribution.

En cas d’absence du Président, le Vice-président prendra sa charge. Président et Vice-président sont élus par les membres titulaires le jour de leur installation lors des premiers Comités d’attribution suivant les élections.

§3 Perte de la qualité de membre

I. Démission ou révocation

Lorsqu’un membre souhaite démissionner, il notifie sa démission par courrier au Comité d’attribution dont il émane. Cette démission est effective à la date de réception du courrier par la Mairie de quartiers.

Lorsqu’un membre, ayant voix délibérative est absent à trois réunions consécutives, sans excuse, il reçoit un courrier de demande d’explication du Comité d’attribution dont il émane. Sans réponse de sa part dans le mois suivant la date de réception dudit courrier, il est révoqué sur décision du Comité d’attribution. S’il répond sans se présenter à l’une des trois réunions suivantes du Comité d’attribution dont il émane, il reçoit un courrier d’information de ce dernier lui notifiant sa révocation.

Si le membre démissionnaire ou révoqué est Président ou Vice-président, les membres titulaires procéderont à une élection parmi leurs pairs.

II. Exclusion

Le non-respect du présent règlement, les propos ou les actes qui porteraient atteinte à toute personne prenant part au PIC, tout comme ceux qui entacheraient l’image ou nuiraient aux intérêts du dispositif, constituent des motifs graves d’exclusion.

La décision d’exclusion d’un membre pour motif grave est prise par le Comité d’attribution dont il émane, statuant à la majorité de ses membres. Elle est notifiée par ce Comité d’attribution au membre intéressé après que ce dernier ait été invité à lui présenter ses explications dans le respect du principe contradictoire. Le membre intéressé peut être assisté de la personne de son choix.

§4 Quorum et pouvoir de délibération

Le quorum permettant la validité des délibérations du Comité d’attribution est de la moitié de ses membres : par exemple, le quorum d’un Comité d’attribution de sept membres titulaires sera de quatre membres présents, représentés ou remplacés.

Afin de pallier toute absence à une délibération du Comité d’attribution, chaque membre peut se faire représenter par un autre membre, qu’il soit titulaire ou suppléant, à qui il transmettra son pouvoir. A défaut, tout membre suppléant présent pourra remplacer un membre titulaire absent et non représenté.

Dans l’hypothèse où le nombre de membres suppléants présents dépasserait le nombre de sièges titulaires vacants, les membres suppléants appelés à faire les remplacements seraient désignés par voie de tirage au sort.

Un même membre ne peut avoir qu’un seul pouvoir. Ainsi, un membre titulaire aura au plus deux voix délibératives, un membre suppléant, une voix.

§5 Exceptions à la règle du quorum

Si le quorum n’est pas atteint après la première convocation du Comité d’attribution, le président ou le vice-président doit indiquer sur le relevé des décisions que le Comité d’attribution ne s’est pas trouvé en nombre pour délibérer et que la séance est renvoyée à une date ultérieure immédiatement précisée. Cette instance exceptionnelle pourra être organisée dans le plus bref délai, et les décisions rendues valables, quel que soit le nombre de membres présents.

Si le délai d’organisation de cette instance exceptionnelle devait dépasser l’échéance de réalisation de l’action proposée, le défaut de quorum pourrait mener à un dépaysement de l’instruction prévu à l’article 14 du présent règlement.

§6 Engagement de confidentialité

Tous les membres, participant ou non aux délibérations des Comités d’attribution, sont tenus de protéger la confidentialité des débats et s’obligent au secret en ce qui concerne les données personnelles auxquelles ils pourraient avoir accès, soit directement, soit de manière incidente à l’occasion des travaux menés dans le cadre de leur engagement bénévole au sein du PIC.

§7 Gestion des conflits d’intérêts

Les décisions des membres du Comité d’attribution ne doivent pas être entachées de conflit d’intérêts ni d’apparence de conflit d’intérêts. La notion de conflit d’intérêts désigne une situation dans laquelle un membre pourrait être en position de tirer profit de sa décision aux dépens du bon fonctionnement du PIC et de tout autre dispositif de financement public, ou perdrait l’impartialité nécessaire à la prise de cette décision.

Tout membre en situation potentielle de conflit d’intérêts avec les missions qu’il exerce au sein du Comité d’attribution⁶ doit se signaler aux autres membres, avant qu’ils ne se réunissent pour décider. Un membre en situation de conflit d’intérêts concernant une demande déposée par un porteur ne peut participer à son instruction, ni aux débats, ni à la prise de décision du Comité d’attribution.

Si le Président et le Vice-président étaient reconnus en situation de conflit d’intérêts, les autres membres du Comité d’attribution désigneraient une tierce personne en leur sein pour présider à la décision.

§8 Secrétariat

Il est assuré par les services de proximité de la Ville, en lien avec les chefs de projet Politique de la ville, suivant le périmètre de Mairie de quartiers auquel est rattaché le Comité d’attribution instructeur.

Le secrétariat de Mairie de quartiers :

• accueille, oriente les porteurs ;

• centralise les demandes éligibles sur le site web La FABRIQUE ;

• organise, en lien avec les membres et l’association gestionnaire, les réunions des Comités d’attribution (envoi des convocations des membres des Comités d’attribution et des porteurs et envoi des notifications des décisions des Comités d’attribution aux porteurs et à l’association gestionnaire) ;

• remet les chèques aux porteurs.

Le chef de projet Politique de la ville, en lien avec le chargé de mission thématique, assure :

• le contrôle d’éligibilité des demandes reçues ;

• la coanimation des Comités d’attribution ;

• l’accompagnement des porteurs ;

• la promotion du dispositif auprès des habitants ;

• la coordination du dispositif (suivi des demandes, organisation conjointe avec les secrétariats des Mairies de quartiers, relations avec l’association gestionnaire et les financeurs institutionnels, suivi budgétaire) ;

• le respect du présent règlement intérieur.

Article 14 : Compétences

§1 Compétence territoriale

Le Comité d’attribution territorialement compétent pour instruire les projets présentés est déterminé par la Ville. De manière générale, le Comité d’attribution compétent est celui du secteur auxquels se rattachent les lieux de résidence des bénéficiaires, tels que définis à l’article 3.

Si les lieux de résidence des porteurs excluent la possibilité d’une désignation claire, le Comité d’attribution compétent sera déterminé selon des critères d’expertise d’usage du territoire, en fonction du lieu de réalisation de l’action.

La Ville pourra, dans certains cas de figure, organiser le dépaysement de projets :

• en cas de délai de réalisation incompatible avec l’agenda du Comité d’attribution territorialement compétent ;

• en cas de situation de conflit d’intérêt ou d’apparence de conflit d’intérêts.

§2 Décision des aides allouées

Le Comité d’attribution compétent décide souverainement, dans le cadre du présent règlement intérieur et notamment des dispositions relatives aux critères et procédures de financement des aides allouées aux projets entrant dans sa compétence territoriale.

Pour ce faire, il :

• instruit les demandes et entend les porteurs suivant le visa du chef de projet et de l’association gestionnaire ;

• décide de la somme éventuellement allouée assortie d’un acompte ;

• examine les bilans sur pièces, ou présentés en réunion par les porteurs s’il l’estime opportun, suivant le visa du chef de projet et de l’association gestionnaire ;

• approuve le versement éventuel d’un solde ou demande le remboursement des sommes trop perçues.

Le Comité d’attribution prend ses décisions à huis clos. Seuls les membres à voix délibérative prennent part à la décision qui fait l’objet d’un relevé diffusé sur le site web La FABRIQUE.

Article 15 : Élection et renouvellement

Les membres du Comité d’attribution sont élus pour une durée de trois ans. La constitution du Comité d’attribution doit permettre de respecter les règles de quorum visées à l’article 13.

Lors d’un événement extérieur, imprévisible et insurmontable s’imposant à l’ensemble des parties prenantes, l’élection des membres peut être reportée sur décision des membres de la Commission de suivi et d’évaluation qui exposent les motifs retenus et votent la prorogation des mandats des bénévoles des Comités d’attribution en exercice.

§1 Modalités de candidatures

Chaque candidature porte sur un des cinq secteurs de Roubaix suivant son lieu de résidence ou celui de l’association qui la mandate. Une candidature portant sur plusieurs secteurs est recevable. Toute personne candidate souscrit à la charte d’engagement des membres des Comités d’attribution du PIC de Roubaix, s’engage à en respecter les dispositions et à en promouvoir les valeurs.

Sont éligibles à postuler aux fonctions de membre d’un Comité d’attribution :

• les membres sortants du Comité d’attribution s’ils ne sont pas salariés d’une association candidate ;

• les habitants des quartiers dépendants du Comité d’attribution, porteurs ayant mené leur projet à terme ;

• les associations du secteur, représentées chacune par un de leurs bénévoles dûment mandaté par leurs Conseils d’administration respectifs ;

• le Conseil Consultatif de la Jeunesse, représenté par ses membres mandatés, à raison d’un membre par secteur ;

• les membres de l’Équipe de suivi du Budget participatif de Roubaix.

La Ville organise un appel à candidatures respectant la procédure suivante :

• un appel à candidature est envoyé un mois avant la date des élections auprès de porteurs des deux années précédant l’année de l’élection (habitants et bénévoles associatifs) par correspondance, par messagerie et sur le site web La FABRIQUE.

• les candidatures doivent être déposées au plus tard quinze jours avant la date de l’élection auprès du chef de projet (en main propre ou voie postale en Mairie de quartiers) ou par courriel : pic@ville-roubaix.fr

§2 Collège électoral

Chacun des cinq secteurs de Roubaix définis par les périmètres des Mairies de quartiers est doté d’un Comité d’attribution auquel est rattaché un collège électoral. Chacun des cinq collèges électoraux ainsi définis reste indépendant des autres.

Participent à l’élection des membres du Comité d’attribution de leur secteur :

• les membres sortants du Comité d’attribution ;

• les habitants des quartiers dépendants du Comité d’attribution, porteurs ayant mené leur projet à terme ;

• les associations du secteur, représentées chacune par un de leurs bénévoles dûment mandaté par leurs Conseils d’administration respectifs ;

• le Conseil Consultatif de la Jeunesse, représenté par ses membres mandatés, à raison d’un membre par secteur ;

• les membres de l’Équipe de suivi du Budget participatif de Roubaix.

Pour voter, chaque électeur doit nécessairement se munir de sa pièce d’identité et idéalement des documents électoraux qu’il aura reçus. Après avoir voté, il signe la liste d’émargement en face de son nom.

§3 Déroulement du scrutin

Le scrutin est organisé par les Comités d’attribution à bulletin secret. Il s’agit d’un scrutin de liste où chaque électeur est amené à élire au maximum dix membres titulaires et dix suppléants.

Les listes des candidats doivent être disponibles une semaine avant la date de l’élection sur le site web La FABRIQUE et en Mairie de quartiers.

Les élections auront lieu en Mairie de quartiers. Le dépouillement aura lieu dès la fermeture du bureau de vote.

Sur chaque bureau de vote, seront présents :

1. deux membres du PIC ;

2. un représentant de la ville (le chef de projet qui assure la bonne tenue des élections).

§4 Renouvellement

Dans la limite prévue de dix membres titulaires, les postes vacants entre deux élections seront pourvus en priorité par les membres suppléants, puis par cooptation d’un conseiller citoyen du secteur ou de toute personne éligible se portant spontanément candidate.

Le chef de projet Politique de la ville du secteur concerné supervisera les candidatures en fonction des critères d’éligibilité avant de les porter à l’ordre du jour du Comité d’attribution appelé à décider. Les décisions de cooptation sont prises à la majorité absolue des membres présents.

Chapitre 2 – Commission de suivi et d’évaluation

La Commission de suivi et d’évaluation est composée des représentants des financeurs institutionnels du PIC, de l’association gestionnaire et des membres bénévoles des Comités d’attribution. Les techniciens rattachés aux financeurs institutionnels du dispositif lui sont associés à titre consultatif. D’autres acteurs pourront être invités à assister aux séances, sans prendre part aux décisions.

Présidée par l’élu municipal délégué à la thématique de rattachement du PIC, la Commission se réunit périodiquement, au moins trois fois par an. Elle peut également être réunie à titre exceptionnel en cas de besoin.

Article 16 : Composition et fonctionnement

Les personnes participant à la Commission échangent sur les priorités et arbitrent les orientations règlementaires de PIC, sur proposition des financeurs institutionnels, de l’association gestionnaire ou des bénévoles des Comités d’attribution. D’une façon générale, les participants recherchent le consensus pour toutes les décisions. A défaut, la décision concernée est mise au vote.

Les personnes habilitées à participer aux réunions sont :

• les membres à voix délibérative : les cinq Présidents des Comités d’attribution ou leurs représentants, le Président de l’association gestionnaire ou son représentant, les représentants de la Région et de la Ville.

• les membres à voix consultative : les techniciens rattachés aux financeurs.

En cas d’égalité des voix, la voix du Président de la Commission est prépondérante.

Le secrétariat de la Commission est géré par la Ville qui s’assure de fournir la liste d’émargement complète des personnes autorisées à assister à la Commission de suivi et d’évaluation.

Les décisions font l’objet d’un relevé. Celui-ci comporte les décisions ayant dû faire l’objet d’un vote à main levée.

Le quorum permettant la validité des délibérations de la Commission est la moitié des membres ayant voix délibérative représentant les différents collèges.

Tous les membres des cinq Comités d’attribution (titulaires et suppléants) seront invités une à deux fois par an à participer à une réunion d’échange sur le fonctionnement du PIC.

Article 17 : Missions

Les missions de la Commission sont les suivantes :

1. établir et développer des temps d’échanges et réflexions entre acteurs du PIC ;

2. élaborer, modifier et amender le présent règlement intérieur et ses annexes ;

3. évaluer le fonctionnement général du PIC et procéder notamment à une évaluation annuelle de celui-ci. Dans le cadre de cette mission, et sans préjudice de la mission précédente, il appartient à la Ville et à l’association gestionnaire, ainsi qu’aux cinq Comités d’attribution de faire toute proposition d’amélioration du fonctionnement du PIC ;

4. développer l’information, la communication et la promotion du PIC à Roubaix, tant à destination des habitants des quartiers concernés de la Ville que des partenaires extérieurs.

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