Règlement du budget participatif de Roubaix - Edition 2023
Le Budget participatif, qu’est-ce que c’est ?
Le Budget participatif, c’est l’attribution d’une enveloppe d’investissement à des projets proposés par les habitants et usagers de la Ville de Roubaix, co-construits avec les services municipaux et soumis au vote des habitants et usagers de la Ville Roubaix, pour une réalisation par lesdits services.
Il est à ce titre un des dispositifs de participation citoyenne de Roubaix.
Le lancement d’une nouvelle édition du Budget participatif en 2023, nourrie de l’expérience des précédents budgets participatifs de Roubaix, a pour objectifs de :
Favoriser la participation des habitants et usagers de Roubaix à la définition d’un projet pour leur ville en faisant valoir leur expertise d’usage ;
Leur permettre d’appréhender la conduite de projet et le travail effectué par les services municipaux ;
Sensibiliser les plus jeunes à la vie démocratique locale et à la citoyenneté active.
Gouvernance et coordination
La coordination du dispositif de budget participatif est assurée par la chargée de mission Budget participatif de la Direction Politique de la Ville, Coordination des mairies de quartier et Participation citoyenne. Le Budget participatif est composé de trois instances.
Le comité de pilotage
Instance interne, le comité de pilotage est composé de l’élu à la démocratie participative, des élus Maires de quartiers et des services thématiques concernés par le Budget participatif de Roubaix pour l’édition 2023. Il se réunit ponctuellement pour coordonner la réalisation des projets du Budget participatif et contribue à l’évaluation du dispositif. La réalisation des projets est répartie aux directions membres du comité de pilotage.
Le comité de pilotage est coordonné par la Chargée de mission Budget participatif.
Le jury ou comité d’évaluation
Le jury réalise l’évaluation de faisabilité et d’opportunité. Il est appelé à se réunir ponctuellement durant la période d’étude des projets.
Le jury est composé de membres invariants et variables. Le jury se réunit par la suite, selon la disponibilité des participants, par thématique.
Les membres invariants sont :
l’élu à la démocratie participative,
les élus Maires de quartier,
les directions des mairies de quartier
les agents de la politique de la ville et participation citoyenne,
les agents des services techniques,
les représentants volontaires des instances de participation citoyenne de la Ville de Roubaix : Conseil Municipal des Enfants, Conseil Consultatif de la Jeunesse, Conseils citoyens, Conseil Roubaisien de l’Interculturalité et de la Citoyenneté, Assemblée des Aînés.
Les membres ponctuels sont :
Le reste du comité de pilotage : les élus et services opérationnels et spécialisés (action sociale, culture, sports, développement durable…),
Les porteurs de projet, par thématique retenue,
Tout acteur (instance de participation, collectif, association) jugé expert dans le domaine concerné par le projet soumis à l’évaluation. Il peut être invité par tout membre du jury, sous réserve de l’approbation préalable de l’élu à la Démocratie participative.
Le jury est animé par la Chargée de mission Budget participatif et présidé par l’élu délégué à la Démocratie participative. Les décisions sont prises au consensus.
En cas de désaccord, la parole de l’élu délégué à la Démocratie participative est décisionnelle.
Le comité de suivi
Le comité de suivi est composé des membres du comité de pilotage et des porteurs de projets lauréats. Le comité de suivi veille à la réalisation des projets lauréats. Il se réunit ponctuellement, une fois par trimestre.
La Chargée de mission Budget participatif coordonne le comité.
Qui peut déposer une idée ?
Tout habitant et usager de Roubaix, de 9 ans et plus, pouvant justifier d’un intérêt local porté.
Les projets peuvent être déposés à titre individuel ou collectif (collectifs d’usagers, associations du territoire et/ou œuvrant sur le territoire de Roubaix, instances de participation citoyenne de la Ville de Roubaix).
Comment déposer une idée?
Dépôt en ligne
Le dépôt d’idées est entièrement dématérialisé. La possibilité est prévue de retranscrire en ligne des projets présentés sur papier ou à l’oral ou d’accompagner au dépôt en ligne tout porteur qui le souhaiterait.
Le dépôt d’idées est disponible sur le site La FABRIQUE, sur la page Budget participatif de Roubaix.
Pour déposer un projet, le porteur doit obligatoirement accepter les conditions générales d’utilisation et renseigner : Nom, prénom, adresse mail et téléphone.
Ateliers de co-construction
Des ateliers de co-construction sur tout le territoire sont prévus afin de permettre aux habitants et usagers ayant une idée pour la ville de Roubaix et les services de la municipalité de se rencontrer. Les ateliers de co-construction sont un levier de qualification des idées déposées.
Les dates des ateliers sont disponibles sur la page du Budget participatif de Roubaix, ou peuvent être renseignées par téléphone au :03.59.57.32.81.
Accompagnement
En dehors des ateliers de co-construction, la chargée de mission Budget participatif se tient à la disposition des porteurs tout au long de la phase de dépôt pour toute question sur la construction ou le dépôt d’une idée, par mail : budgetparticipatif@ville-roubaix.fr ou par téléphone : 03.59.57.32.31.
Des permanences sont également organisées une à deux demi-journées par semaine durant la période afin d’accompagner les porteurs dans le dépôt des idées, par téléphone au : 03 59 57 32 31 ou en physique.
Venez nous rencontrer à l’Hôtel de Ville ! (Bâtiment C, Bureau C3-17, 17 Grand’Place, 59100 Roubaix).
Sélection des idées
Etude de recevabilité des idées
Votre idée doit remplir certains critères afin d’être jugée recevable :
Être localisée sur le territoire de la Ville de Roubaix ;
Relever uniquement du budget d’investissement* ;
Ne pas induire de dépenses de fonctionnement importantes* ;
Être d’intérêt général et à visée collective ;
Être accessible à tous librement et gratuitement ;
L’idée proposée doit relever d’une ou plusieurs compétences exercées par la Ville de Roubaix et de ses priorités définies ci-après :
Amélioration du cadre de vie : aménagements des espaces publics, mobiliers urbains ;
Espaces verts, nature en ville, biodiversité ;
Transition énergétique et écologique ;
Citoyenneté, innovation sociale ou numérique ;
Santé, bien-vieillir, inclusion des personnes en situation de handicap, solidarité ;
Éducation, enfance, jeunesse ;
Culture, valorisation du patrimoine, loisirs, sports ;
Propreté urbaine, réduction des déchets.
Être suffisamment précise pour être étudiée juridiquement, techniquement et financièrement par les services municipaux ;
Être techniquement et légalement réalisable dans les 2 ans suivant son inscription au budget municipal ;
Dans le cas où la réalisation du projet nécessiterait un recours à un éventuel prestataire, être proposé par une personne extérieure à ce prestataire ;
Dans le cas où le projet nécessiterait une dynamique collective pour sa gestion future, expliquer la façon dont elle sera organisée.
* Investissement, fonctionnement : qu’est-ce que c’est ? Les dépenses d’investissement sont les coûts liés à l’acquisition et à la mise en œuvre des moyens nécessaires à la réalisation du projet. Les dépenses de fonctionnement sont les coûts induits par la réalisation du projet et liés à la pérennisation de son fonctionnement (entretien, maintenance…).
La recevabilité des projets est examinée par la Chargée de mission Budget participatif. La faisabilité des projets irrecevables n’est pas étudiée.
Les porteurs de projets irrecevables sont informés des raisons du refus.
Étude de faisabilité et d’opportunité des projets
L’étude de faisabilité et d’opportunité est réalisée par le jury, grâce à l’expertise technique des services. Elle ne porte que sur les projets jugés recevables.
Elle est réalisée :
sur la base de la faisabilité juridique, technique et financière du projet ;
sur la base de l’opportunité du projet : la compatibilité des projets présentés avec la politique publique menée par la Ville de Roubaix ;
sur la base de l’utilité du projet : l’identification par les acteurs du territoire d’un besoin.
Le porteur de projet présente rapidement son projet sous toute forme souhaitée au reste du jury : services, élus, représentants des instances de la participation citoyenne, experts.
La présence de tout acteur jugé expert sur le sujet (expertise d’usage, expertise technique, expertise thématique…), invité par tout membre du jury, sous réserve de validation par l’élu Démocratie participative, vise à rendre une décision éclairée quant au projet présenté.
Des ajustements techniques et/ou financiers peuvent être proposés au porteur par les services de la Ville. S’il y a désaccord sur les adaptations nécessaires, l’expertise des services municipaux est décisionnelle.
Présentation des projets soumis au vote
L’étude d’opportunité et de faisabilité aboutit à la publication de la liste des projets soumis au vote, indiquant le nom du projet, le nom du porteur, une description succincte du projet, sa localisation et son coût estimé.
Le vote
Qui peut voter ?
Tout habitant et usager de Roubaix, de 9 ans et plus.
Comment voter ?
Le vote physique a lieu durant la première semaine du mois d’octobre.
Le vote numérique a lieu sur une période d’un mois entre octobre et novembre 2023.
Vote physique
Cinq urnes sont disposées à l’accueil de l’Hôtel de Ville et en Mairies de quartiers.
Emargement
L’émargement est obligatoire :
Nom, prénom*
Signature*
« Je m’engage sur l’honneur à ne voter qu’une seule fois et à voter en mon nom »* Toute personne participant au vote du budget participatif de Roubaix 2023 atteste sur l’honneur justifier d’un intérêt local. Elle s’engage à prendre connaissance des sanctions pénales encourues par l’auteur d’une fausse déclaration et accepte de fournir à la Ville de Roubaix tous justificatifs qui pourraient être sollicités dans le cadre de contrôles aléatoires des déposants et des votants.
Adresse mail (facultative, pour être tenu au courant des résultats et de la réalisation des projets).
Vote numérique
Le vote en ligne est à disposition des usagers pendant 1 mois.
Le site Internet La FABRIQUE héberge la plateforme de vote en ligne.
Quel est le système de vote utilisé ?
Chaque votant choisit trois projets.
Dépouillement et résultats du vote
Dépouillement
Le dépouillement est réalisé par un bureau composé :
Du président : Monsieur Pierre-François Lazzaro, Conseiller spécial délégué à la Démocratie participative ;
D’assesseurs : membres de la Direction Politique de la Ville, Coordination des Mairies de Quartier et Participation Citoyenne et membres volontaires des instances de la participation citoyenne de Roubaix ;
D’un secrétaire de séance, qui rédige le procès-verbal.
Comptabilisation des votes
Le nombre de points obtenus par chaque projet est comptabilisé.
Les projets ayant recueilli le plus de voix, par ordre décroissant, jusqu’à épuisement de l’enveloppe sont lauréats, sous réserve qu’un projet au moins soit retenu dans chacun des 5 quartiers.
Le nombre de votes est comptabilisé, nuls et réguliers.
Les votes papier et dématérialisés sont additionnés.
Annulation d’un vote
Le vote est nul lorsque le bulletin :
Permet d’identifier le votant ;
Coche tous les projets ;
Comporte des rayures, des dessins ou des mentions sur le bulletin ;
Est déchiré ;
Est autre chose qu’un bulletin de vote.
Le procès-verbal est rédigé par le secrétaire de séance. Il est signé par les membres du bureau.
Les résultats sont annoncés :
Projets lauréats et nombre de points par projet lauréats ;
Nombre de votes – votes papier et votes dématérialisés ;
Nombre de votes – votes réguliers et votes nuls.
Communication des résultats
Le procès-verbal est affiché à l’Hôtel de Ville et en Mairies de quartiers. Les résultats sont ensuite relayés par tous moyens :
Sur le site Internet La FABRIQUE.
Sur le site Internet Ville de Roubaix.
Par campagne de mails :
A l’adresse de tous les votants ayant renseigné leur adresse mail.
A l’adresse des porteurs de projets.
Via une édition spéciale « Projets lauréats - Budget participatif de Roubaix 2023 » de la lettre de la participation citoyenne en novembre 2023,
Etc,…
La réalisation et le suivi des projets lauréats
Les projets retenus sont adoptés par délibération du Conseil Municipal et inscrits aux budgets correspondants.
La Ville de Roubaix est maître d’ouvrage. Les projets retenus sont traduits en cahier des charges par les services municipaux pour permettre leur réalisation.
Ils seront réalisés dans le cadre des exercices budgétaires 2024 et 2025. Leur réalisation pourra être lancée à compter de janvier 2024.
Modalités de collaboration avec les porteurs de projets
Les porteurs de projet lauréats sont associés à la réalisation du projet, notamment par le biais de leur participation au comité de suivi.
Les porteurs de projet lauréats peuvent être mobilisés par les services municipaux dans le cadre de la réalisation des projets, notamment si leur projet nécessite une gestion et/ou une mise en œuvre par les habitants ou usagers.
Les projets retenus intègrent la programmation des travaux de la Ville. Le porteur du projet lauréat n’est pas nécessairement consulté sur la réalisation exacte du projet final, celui-ci étant devenu un projet d’intérêt général, il est toutefois à minima tenu informé du suivi de la réalisation.
Suivi de la réalisation des projets
La Ville de Roubaix diffuse les informations de suivi de la réalisation des projets lauréats.
Durant la réalisation :
Par une mise à jour régulière du site La FABRIQUE,
Par la lettre d’information de la participation citoyenne,
Etc, …
Une fois les projets terminés :
Par des inaugurations publiques,
Par une signalétique dédiée permettant de rendre visibles les réalisations sur l’espace public,
Etc,…
Critères d’abandon d’un projet
De façon exceptionnelle, la Ville de Roubaix se réserve le droit d’abandonner ou de modifier la mise en œuvre d’un projet dans les cas suivants :
si le projet nécessite une gestion du porteur et que ce dernier ne se manifeste plus ;
en cas d’aléa technique ou administratif.
L’annulation d’un projet fait l’objet d’une communication aux porteurs de projets par les services municipaux, par tout moyen.
Protection des données personnelles
Les données personnelles sont collectées par la Ville de Roubaix avec le consentement des personnes concernées, pour permettre le dépôt d’idées dans le cadre du dispositif de Budget participatif.
Les données personnelles collectées font l’objet d’un traitement par les services municipaux de la Ville de Roubaix pour l’organisation de la consultation sur les projets et de leur sélection. Les données collectées ne sont traitées que dans les limites de ces finalités. Elles sont conservées pendant une durée de 3 ans.
Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données et la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée en 2018 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, toute personne peut obtenir communication et, le cas échéant, rectification, opposition ou suppression des informations la concernant, en s’adressant à la Ville de Roubaix (17 Grand’Place – CS 70737 – 59066 Roubaix Cedex 1 | budgetparticipatif@ville-roubaix.fr). Les personnes concernées disposent également du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.
Publicité et affichage
Le présent règlement fait l’objet d’une communication par la Ville de Roubaix par tout moyen :
Sur le site internet de la Ville de Roubaix, rubrique Budget participatif de Roubaix.
Sur le site internet La FABRIQUE, rubrique Budget participatif de Roubaix.
Modification du règlement
Toute modification ou adaptation du présent règlement est effectuée par voie d’avenant, sur délibération du Conseil Municipal.