Règlement intérieur du Conseil citoyen Sud

Rubrique presentation : 

Vous trouverez ci-joint le réglement intérieur du Conseil citoyen Sud validé par ses membres réunis en assemblée le 7 octobre 2016, date d'entrée en vigueur de celui-ci pour le territoire de Roubaix.


Préambule – Création des conseils citoyens et principes fondateurs

Les Conseils citoyens relèvent d’une disposition prévue par l’article 8 de la loi de programmation pour la ville et la cohésion urbaine du 21 février 2014, visant à instituer la représentation et la participation des habitants comme condition essentielle à la définition et la mise en œuvre des mesures relevant de la Politique de la Ville sur les quartiers dits prioritaires. Les 5 Conseils citoyens de la ville de Roubaix ont été créés par délibération du conseil municipal du 25 juin 2015. Le présent règlement intérieur s’inscrit dans le respect du cadre de référence établi à l’échelle nationale, énonçant les rôles et principes de fonctionnement essentiel de ces nouvelles instances. La Ville de Roubaix a intégré ces principes en en proposant une déclinaison dans le Guide de l’action du Conseil Citoyen.

L’ensemble des Conseils Citoyens présents sur la Ville de Roubaix exercent ainsi leur action dans le respect de ces principes essentiels, énoncés ci-dessous :

  • Liberté

Le conseil citoyen a vocation à favoriser l’expression d’une parole libre. Cette liberté impose également que soit assurée, au sein du conseil, la possibilité pour chacun de ses membres d’émettre propositions et avis sur chacun des thèmes soumis à débat.

  • Égalité

Le principe d’égalité impose que la parole de chaque membre du conseil soit également considérée et prise en compte. Les propositions et avis émanant du conseil citoyen résultent des échanges entre chacun de ses membres et en constituent la synthèse.

  • Fraternité

Les membres du conseil citoyen s’engagent volontairement à œuvrer en faveur de leur quartier, dans le respect des convictions de chacun. Cette mobilisation relève d’une démarche collective et solidaire au service de l’ensemble des habitants et promouvant le dialogue intergénérationnel et interculturel.

  • Laïcité

Le conseil citoyen est un lieu de débat public ouvert à la parole des habitants, associations et acteurs du quartier. A ce titre, il ne saurait y être toléré d’actes prosélytes ou manifestement contraires à la liberté de conscience de ses membres.

  • Neutralité

Le conseil citoyen est le lieu d’expression des habitants, associations et acteurs locaux du quartier, que rassemble leur appartenance commune au quartier et l’objectif commun d’apporter les réponses les plus pertinentes aux problématiques identifiées. Sa « neutralité » signifie son indépendance et son autonomie vis-à-vis de partis politiques, de syndicats, d’associations cultuelles ou de tout groupe de pression manifestement hostiles au respect du principe de pluralité.

  • Co-construction

Le conseil citoyen, entendu comme le lieu d’expression des habitants, doit être un acteur essentiel des démarches de projet de renouvellement urbain. A cet effet, ces démarches doivent être engagées dans un esprit de co-construction avec les citoyens.

Le Conseil Citoyen du quartier Sud a établi son règlement intérieur dans le cadre de réunions de travail en plénière durant le premier semestre 2016. Il a été voté par les membres du Conseil citoyen, réunis en séance plénière le 7 octobre 2016.


Titre I – Organisation du Conseil citoyen

Article 1 – Rôle et compétences

Le Conseil citoyen ne saurait se substituer au Conseil municipal élu au suffrage universel.

Le rôle de conseiller citoyen relève de trois dimensions distinctes :

Consultation

Les Conseils citoyens sont consultés lors  du suivi et de l’évaluation du Contrat de ville signé en 2015 pour une durée de 5 ans, ainsi que dans la mise en œuvre de ses mesures de déclinaison opérationnelles dans le cadre de la programmation annuelle Politique de la ville.

Co-Construction

Les Conseils citoyens sont associés à la co-construction de projets proposés par la Municipalité et ses partenaires (projets municipaux, PRU, PNRQAD, GUSP).

Autonomie du Conseil citoyen

Les Conseils citoyens proposent, portent et co-animent des actions de développement local. Ils constituent un organe d’impulsion et de montage de projets ayant un impact favorable sur la cohésion urbaine et sociale de leur quartier.

Article 2 – Périmètre

Les Conseils citoyens se substituent aux précédents Conseils de quartiers. Ils sont donc au nombre de 5 sur le territoire de la ville de Roubaix, regroupant chacun 3 à 10 quartiers « historiques ». Pour le quartier Sud, il s’agit des quartiers Moulin, Barbieux, Potennerie, Linne, Edouard Vaillant, Chemin neuf, Nouveau Roubaix, Justice, Hauts champs et Petites haies..

Le territoire de la ville de Roubaix compte plusieurs quartiers prioritaires au titre de la politique de la ville qui recoupent les 5 quartiers de Roubaix :

Le Conseil citoyen Sud est ainsi appelé à fonctionner, porter des initiatives et être associé à des projets portant sur tout ou partie du quartier Sud. Il doit chercher à prendre en compte l’intérêt général de l’ensemble du grand quartier et ne saurait privilégier un secteur à un autre sur la durée de son mandat.

Le Conseil citoyen du quartier Sud pourra être associé, au cas par cas, à des réflexions ou projets portant sur d’autres secteurs de la Ville, dès lors que l’intérêt de son association est manifeste (à titre d’exemple, des groupes de travail thématiques conjoints avec d’autres Conseils, des réunions inter-Conseils citoyens).

Article 3 – Composition et désignation

Le Conseil citoyen Sud est composé de 103  membres – 54 hommes et 49 femmes – répartis au sein de deux collèges :

  • Un collège d’habitants de   membres, soit % du Conseil citoyen.
  • Un collège de représentants d’associations et d’acteurs locaux de membres, soit % du Conseil citoyen.

Les membres des 5 Conseils citoyens de la ville de Roubaix ont été retenus suite à un appel à candidatures.

La liste des conseillers citoyens labellisée par la Préfecture (listes principale et complémentaire) est annexée au présent règlement intérieur. La composition du Conseil citoyen pourra évoluer en fonction des éventuelles radiations et démissions, comme exposé à l’article 4.

Article 4 – Renouvellement du Conseil

Le mandat de conseiller citoyen est équivalent à la durée du Contrat de ville (6 ans). Chaque conseiller citoyen peut démissionner à tout moment, selon les modalités prévues à l’article 10.

La liste des conseillers est mise à jour annuellement et transmise à la Préfecture, dans la limite de 50 conseillers. Pour cela :

  • Une liste complémentaire est constituée et alimentée « au fil de l’eau ». Elle regroupe :
  • Des volontaires issus du premier appel à candidatures préalable à la constitution du Conseil citoyen, auprès de qui des actions de communication seront entreprises par les membres du bureau ;
  • Des candidats qui se porteraient spontanément volontaires pour devenir conseillers citoyens.
  • Chaque année, un tirage au sort est réalisé au sein de la liste complémentaire afin de désigner les nouveaux conseillers citoyens.
  • Le mandat de représentation des associations pourra également changer une fois par an. Une association pourra ainsi décider de se faire représenter par un autre de ses membres, afin de donner plus de souplesse au mandat associatif.

A défaut d’un nombre suffisant de candidats inscrits sur liste complémentaire, et dans le cas où le nombre de conseillers citoyens présents en réunion plénière serait inférieur à 26 (25% des membres du Conseil) durant 3 séances consécutives, il sera procédé à un nouvel appel à candidatures afin de renouveler les membres du Conseil citoyen.

Titre II – Fonctionnement du Conseil citoyen

Article 5 – Pilotage et représentation

Le Conseil citoyen désigne un collège de 6 représentants, qui a pour mission d’organiser le suivi du Conseil citoyen. Ce collège doit :

  • Assurer une représentation équilibrée de chaque commission thématique (2 représentants par commission) ;
  • Compter a minima 50% de conseillers issus du collège « habitants » ;
  • Tendre vers le principe de parité femme/homme ;
  • Etre renouvelé régulièrement (à une fréquence a minima annuelle).

Un secrétaire de séance est désigné lors de chaque réunion plénière du Conseil citoyen parmi ce collège de représentants. Il a pour mission d’établir le compte-rendu de la séance, de le transmettre à l’ensemble des membres du Conseil par mail ou courrier et d’alimenter le site internet La Fabrique, lieu d’information et d’échange des Conseils citoyens (cf. article 9).

L’animation des réunions est réalisée par un conseiller, désigné à la fin de chaque séance plénière, ou éventuellement par un salarié permanent mis à disposition des Conseils citoyens (cf. article 12). L’animateur :

  • Est destinataire des éléments qui seront présentés par chaque commission lors de la réunion suivante ;
  • Assure le passage de la parole en séance et la régulation des échanges.

Les représentants du Conseil auprès des instances extérieures sont désignés au cas par cas en amont des réunions. Ils peuvent être différents d’une réunion à l’autre ou selon le type de réunions, sous réserve qu’ils constituent un binôme comprenant :

  • Un représentant du collège « habitants » résidant dans le périmètre réglementaire des quartiers prioritaires de la Politique de la Ville ;
  • Un représentant du collège «association et acteurs locaux ».

Article 6 – Relation avec l’association porteuse

Une association porteuse pour l’ensemble des 5 conseils citoyens de la ville de Roubaix a été constituée. Elle a pour objectif d’apporter un appui logistique aux cinq Conseils citoyens. Elle se met ainsi à leur service mais n’intervient pas dans leur gouvernance en raison du principe de neutralité régissant l’association. De même, elle ne saurait constituer un relai entre la municipalité et les Conseils citoyens. 

Elle a pour missions :

  • La gestion du budget de fonctionnement des Conseils citoyens : ces derniers doivent s’appuyer sur l’association porteuse pour les demandes de subventions n’entrant pas dans le cadre du Fond de participation des habitants ;
  • Le suivi de l’organisation et des travaux des Conseils citoyens : des moyens humains pourront être fournis par l’association porteuse pour la gestion administrative du Conseil (transmission de comptes-rendus, réservation de salle, etc.) ;
  • Le suivi des dépenses de projets des Conseils citoyens : l’association porteuse disposera d’un droit de regard sur l’utilisation des subventions allouées aux projets portés par les Conseils citoyens ;
  • La coordination des Conseils citoyens avec l’organisation de réunions inter-conseils.

Les conseillers citoyens sont automatiquement membres de l’association porteuse sauf s’ils font explicitement part de leur refus d’adhésion au Conseil d’administration.

Le Conseil citoyen est représenté au Conseil d’administration de l’association par deux représentants, un de chaque collège. Ces représentants sont élus pour une durée d’un an et restent rééligibles après leur mandat.

Article 7 – Fréquence et type de réunions

Les réunions plénières 

Le Conseil citoyen se réunit en assemblée plénière au moins une fois par trimestre. Ces réunions doivent permettre :

  • De faire état de l’avancée des travaux des commissions thématiques ;
  • De préparer les réunions extérieures (ex : Comité de pilotage du Contrat de ville) ;
  • De voter les décisions nécessitant l’avis de l’ensemble du Conseil (demande de financement, mise en œuvre d’un projet, radiation, etc.).

D’autres rôles peuvent lui être confiés dès lors que la proposition d’ordre du jour de la réunion plénière est acceptée par les membres du Conseil citoyen.

Les commissions thématiques 

Le Conseil citoyen met en place des commissions thématiques selon les priorités qu’il a établi dans un principe de souplesse afin de favoriser le travail en mode-projet. Chaque conseiller citoyen est tenu d’intégrer au moins une commission thématique (ou plusieurs s’il le souhaite).

Ces commissions thématiques doivent permettre aux membres du Conseil de travailler en groupe restreint sur un projet ou une thématique particulière. Chaque commission organise ses modalités de fonctionnement de façon autonome (fréquence et modalités de réunions, animation, etc.). Un retour régulier des travaux de la commission auprès de l’ensemble du Conseil citoyen doit être assuré à travers les comptes-rendus de réunions et les réunions plénières.

Des réunions communes avec les commissions thématiques d’un des quatre autres Conseils citoyens de la ville peuvent également être organisées.

Les réunions inter-Conseils citoyens

Les 5 Conseils citoyens se réunissent deux fois par an. Ces réunions doivent permettre :

  • Une présentation des travaux de chaque Conseil citoyen ;
  • L’échange de bonnes pratiques entre les membres des Conseils ;
  • Les débats autour de sujets relatifs à l’ensemble du territoire roubaisien et non-exclusivement à l’un des cinq quartiers.

Article 8 – Modalités de vote

Le Conseil citoyen a vocation à porter la parole collective, aussi les décisions majeures devront être votées par les conseillers, à savoir :

  • Mise en œuvre d’un projet porté en commission thématique (suite à une pré-sélection opérée par les membres du bureau) ;
  • Demandes de subvention ;
  • Avis du Conseil citoyen à soumettre à la ville de Roubaix, à la Métropole européenne de Lille ou tout autre partenaire institutionnel ;
  • Radiation d’un membre du Conseil (cf. article 10) ;
  • Etc.

Les projets proposés par les commissions sont pré-sélectionnés par le collège de représentants, avant d’être soumis au vote de l’ensemble des conseillers.

Le quorum est fixé à 25% des membres du Conseil citoyen, soit 26 votants (présents ou par procuration).

Le vote à main levée est privilégié sauf dans le cas où un groupe de conseillers s’y oppose. Dans ce cas, un vote à bulletin secret est organisé. Afin de prévenir les conflits d’intérêt, l’association qui souhaite proposer un projet aux autres conseillers n’aura pas le droit de voter pour ce projet.

Le vote électronique peut être expérimenté mais implique que les ordres du jour soient suffisamment détaillés pour pouvoir voter à distance en connaissance de cause. Il est préférable de privilégier la procuration, dans la limite de deux procurations par conseiller et par an.

Article 9 – Convocation, ordre du jour et compte-rendu

Les convocations, ordres du jour et relevés de décision sont transmis à l’ensemble des conseillers citoyens par mail ou par courrier selon leur préférence et déposés sur lafabrique.ville-roubaix.fr.

L’ordre du jour de chaque réunion est établi en fin de séance plénière, sur proposition du collège de représentants, et validé ou amendé par les membres du Conseil citoyen. Un relevé de décisions est également proposé à l’issue de chaque séance, pour validation par les membres du Conseil citoyen.

Chaque réunion fait par ailleurs l’objet d’un compte-rendu rédigé par le secrétaire de séance et transmis à l’ensemble des conseillers citoyens.

Article 10 – Radiation et démission

La qualité de membre du Conseil citoyen se perd par :

  • Une démission, formulée par écrit ;
  • Des absences répétées aux réunions du Conseil ;
  • Un déménagement hors du périmètre du quartier Sud ;
  • Un manquement significatif au présent règlement intérieur.

Une liste complémentaire a été déterminée et permettra de renouveler le Conseil citoyen si nécessaire (cf. article 4). Les personnes sur liste complémentaire ont la possibilité de participer aux travaux du Conseil citoyen sans toutefois bénéficier du droit de vote.

Article 11 – Communication

Communication entre les conseillers

Dans l’objectif de mieux se connaître, chaque conseiller pourra porter un badge nominatif durant les réunions.

Afin de faciliter la communication quotidienne en-dehors des temps de réunions, les conseillers citoyens pourront s’appuyer sur les outils numériques, et particulièrement LaFabrique.fr. Pour autant, dans un souci de non-discrimination vis-à-vis des non-usagers du numérique, la communication par courrier ou téléphone devra être poursuivie, notamment pour la transmission des convocations, ordres du jour et des relevés de décisions.

Les commissions thématiques ne pourraient travailler en indépendance totale, elles sont donc tenues de communiquer régulièrement sur l’avancée de leurs travaux auprès de l’ensemble des membres du Conseil citoyen.

Communication auprès des habitants

En tant que représentants des habitants, le Conseil citoyen doit s’engager à communiquer régulièrement auprès des habitants du quartier Sud par divers moyens : création d’un site internet dédié, journal du Conseil citoyen, réseaux sociaux, participation au forum des associations, organisation de réunions publiques, Roubaixxl et site internet de la ville, présence aux manifestations festives, etc.

Article 12 – Moyens mis à la disposition du conseil

Des moyens nécessaires au bon fonctionnement de ses travaux pourront être sollicités par le Conseil citoyen via l’association porteuse :

  • Mise à disposition d’un local, d’outils informatiques ;
  • Mise à disposition de petites fournitures (timbres, enveloppes, etc.) ;
  • Mise à disposition de moyens humains pour la gestion de la logistique d’organisation des réunions et les actions de communication ;
  • Défraiement des conseillers (à l’exception des salariés d’associations) pour les dépenses engagées dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions, selon les modalités prévues par les statuts de l’association porteuse ;
  • Subventions (de fonctionnement, de projet) auprès des collectivités, de l’Etat, à travers le mécénat, etc.

Afin de garantir l’efficacité des travaux et la bonne intégration du Conseil citoyen dans le pilotage du Contrat de ville, les conseillers pourront bénéficier de formations. Celles-ci peuvent être de deux natures :

  • Formations « techniques » : connaissance des acteurs de la ville et des dispositifs, rôle des conseillers citoyens, Politique de la ville, etc.
  • Formations « autonomie » : création et gestion de projet, outils numériques (administration d’un site/blog), animation de réunions, prise de parole en public.

Afin d’organiser ces formations, le Conseil citoyen pourra solliciter les techniciens de la ville ou de la Métropole européenne de Lille, ainsi que des experts extérieurs. L’objectif étant pour le Conseil citoyen de pouvoir bénéficier d’informations sur les politiques publiques et/ou les projets en cours afin d’alimenter leurs réflexions, particulièrement en commissions thématiques.

Des exemples de bonnes pratiques issues d’autres collectivités pourront également alimenter les réflexions des conseillers.

Enfin, un interlocuteur privilégié du Conseil citoyen est identifié au sein de la mairie de quartier. Il aura pour mission de répondre aux questions et sollicitations des conseillers et de les orienter vers l’interlocuteur le plus adéquat si nécessaire.

Article 13 – Modification du règlement intérieur

Le règlement intérieur peut être modifié à la demande écrite d’un conseiller. Cette demande de révision doit être argumentée. Toute proposition de modification devra faire l’objet d’un débat en Conseil citoyen, et être votée à la majorité simple sous réserve d’un quorum de 25% des membres du Conseil citoyen.

  • Veuillez trouver copie définitive du Règlement Intérieur ainsi qu'un projet de Feuille de route issue des contributions apportées lors de la réunion du 7/10/2016. La feuille de route est appelée à être enrichie et évoluer tout au long des travaux...
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