Cadre de fonctionnement du Conseil citoyen Ouest

Rubrique presentation : 

Vous trouverez ci-joint le cadre de fonctionnement du Conseil citoyen Ouest validé par ses membres réunis en assemblée le 5 octobre 2016, date d'entrée en vigueur de celui-ci pour le territoire de Roubaix.


Préambule – Création des conseils citoyens et principes fondateurs

Les Conseils citoyens relèvent d’une disposition prévue par l’article 8 de la loi de programmation pour la ville et la cohésion urbaine du 21 février 2014, visant à instituer la représentation et la participation des habitants comme condition essentielle à la définition et la mise en œuvre des mesures relevant de la Politique de la Ville sur les quartiers dits prioritaires. Les 5 Conseils citoyens de la ville de Roubaix ont été créés par délibération du conseil municipal du 25 juin 2015. Le présent règlement intérieur s’inscrit dans le respect du cadre de référence établi à l’échelle nationale, énonçant les rôles et principes de fonctionnement essentiel de ces nouvelles instances. La Ville de Roubaix a intégré ces principes en en proposant une déclinaison dans le Guide de l’action du Conseil Citoyen.

L’ensemble des Conseils Citoyens présents sur la Ville de Roubaix exercent ainsi leur action dans le respect de ces principes essentiels, énoncés ci-dessous :

  • Liberté

Le conseil citoyen a vocation à favoriser l’expression d’une parole libre. Cette liberté impose également que soit assurée, au sein du conseil, la possibilité pour chacun de ses membres d’émettre propositions et avis sur chacun des thèmes soumis à débat.

  • Égalité

Le principe d’égalité impose que la parole de chaque membre du conseil soit également considérée et prise en compte. Les propositions et avis émanant du conseil citoyen résultent des échanges entre chacun de ses membres et en constituent la synthèse.

  • Fraternité

Les membres du conseil citoyen s’engagent volontairement à œuvrer en faveur de leur quartier, dans le respect des convictions de chacun. Cette mobilisation relève d’une démarche collective et solidaire au service de l’ensemble des habitants et promouvant le dialogue intergénérationnel et interculturel.

  • Laïcité

Le conseil citoyen est un lieu de débat public ouvert à la parole des habitants, associations et acteurs du quartier. A ce titre, il ne saurait y être toléré d’actes prosélytes ou manifestement contraires à la liberté de conscience de ses membres.

  • Neutralité

Le conseil citoyen est le lieu d’expression des habitants, associations et acteurs locaux du quartier, que rassemble leur appartenance commune au quartier et l’objectif commun d’apporter les réponses les plus pertinentes aux problématiques identifiées. Sa « neutralité » signifie son indépendance et son autonomie vis-à-vis de partis politiques, de syndicats, d’associations cultuelles ou de tout groupe de pression manifestement hostiles au respect du principe de pluralité.

Le Conseil citoyen du quartier Ouest a établi son cadre de fonctionnement lors réunions de travail en plénière durant le premier semestre 2016. Il a été voté par les membres du Conseil citoyen, réunis en séance plénière le 5 octobre 2016.


Titre I – Organisation du Conseil citoyen

Article 1 – Rôle et compétences

Le Conseil citoyen ne saurait se substituer au Conseil municipal élu au suffrage universel.

Le rôle de conseiller citoyen relève de trois dimensions distinctes :

Consultation

Les Conseils citoyens sont consultés lors  du suivi et de l’évaluation du Contrat de ville signé en 2015 pour une durée de 5 ans, ainsi que dans la mise en œuvre de ses mesures de déclinaison opérationnelles dans le cadre de la programmation annuelle Politique de la ville.

Co-Construction

Les Conseils citoyens sont associés à la co-construction de projets proposés par la Municipalité et ses partenaires (projets municipaux, PRU, PNRQAD, GUSP).

Autonomie du Conseil citoyen

Les Conseils citoyens proposent, portent et co-animent des actions de développement local. Ils constituent un organe d’impulsion et de montage de projets ayant un impact favorable sur la cohésion urbaine et sociale de leur quartier.

Article 2 – Périmètre

Les Conseils citoyens se substituent aux précédents Conseils de quartiers. Ils sont donc au nombre de 5 sur le territoire de la ville de Roubaix, regroupant chacun 3 à 10 quartiers « historiques ». Pour le quartier Ouest, il s’agit des quartiers Fresnoy, Mackellerie, Trichon et Epeule.

Le territoire de la ville de Roubaix compte plusieurs quartiers prioritaires au titre de la politique de la ville qui recoupent les 5 quartiers de Roubaix :

Le Conseil citoyen Ouest est ainsi appelé à fonctionner, porter des initiatives et être associé à des projets portant sur tout ou partie du quartier Ouest. Il doit chercher à prendre en compte l’intérêt général de l’ensemble du grand quartier et ne saurait privilégier un secteur à un autre sur la durée de son mandat.

Le Conseil citoyen du quartier Ouest pourra être associé, au cas par cas, à des réflexions ou projets portant sur d’autres secteurs de la Ville, dès lors que l’intérêt de son association est manifeste (à titre d’exemple, des groupes de travail thématiques conjoints avec d’autres Conseils, des réunions inter-Conseils citoyens).

Article 3 – Composition et désignation

Le Conseil citoyen Ouest est composé de 66  membres – 43 hommes et 23 femmes – répartis au sein de deux collèges :

  • Un collège d’habitants de 34  membres, soit 51.5 % du Conseil citoyen
  • Un collège de représentants d’associations et d’acteurs locaux de 32 membres, soit 48.5 % du Conseil citoyen

Les membres des 5 Conseils citoyens de la ville de Roubaix ont été retenus suite à un appel à candidatures. La liste des conseillers citoyens labellisée par la Préfecture (listes principale et complémentaire) est annexée au présent cadre de fonctionnement. La composition du Conseil citoyen pourra évoluer en fonction des éventuelles radiations et démissions, comme exposé à l’article 10.

Article 4 – Renouvellement du Conseil

Au terme de la troisième année de sa mise en place, il sera procédé au renouvellement du Conseil citoyen dans sa totalité. 

Dans le cas d’un nombre démissionnaires non-remplacés supérieur à 50%, le Conseil citoyen pourra être renouvelé en totalité.

Titre II – Fonctionnement du Conseil citoyen

Article 5 – Pilotage et représentation

Le Conseil citoyen élit un collège de 8 délégués pour une durée d’un an qui a pour mission d’organiser le suivi du Conseil citoyen. Ce collège de délégués doit compter a minima 50% de conseillers issus du collège d’habitants. Il doit également tendre vers le principe de parité femme/homme.

Un secrétaire de séance est tiré au sort lors de chaque réunion plénière du Conseil citoyen parmi ce collège de délégués. Il a pour mission d’établir le relevé de décision de la séance, de le transmettre à l’ensemble des membres du Conseil par mail ou courrier et d’alimenter le site internet La Fabrique, lieu d’information et d’échange des Conseils citoyens. Un animateur de séance est également désigné par tirage au sort et a pour mission de veiller au suivi de l’ordre du jour et à la bonne répartition de la parole entre les conseillers.

Les représentants du Conseil citoyen sont désignés en amont des réunions des instances extérieures au cas par cas, en fonction du sujet abordé. Ils peuvent ainsi être différents d’une réunion à l’autre ou selon le type de réunions sous réserve qu’ils constituent un binôme comprenant :

  • Un représentant du collège « habitants » résidant dans le périmètre réglementaire des quartiers prioritaires de la Politique de la Ville
  • Un représentant du collège «association et acteurs locaux »

Article 6 – Relation avec l’association porteuse

Une association porteuse pour l’ensemble des 5 conseils citoyens de la ville de Roubaix a été constituée. Elle a pour objectif d’apporter un appui logistique aux cinq Conseils citoyens. Elle se met ainsi à leur service mais n’intervient pas dans leur gouvernance en raison du principe de neutralité régissant l’association. De même, elle ne saurait constituer un relai entre la municipalité et les Conseils citoyens. 

Elle a pour missions :

  • La gestion du budget de fonctionnement des Conseils citoyens : ces derniers doivent s’appuyer sur l’association porteuse pour les demandes de subventions n’entrant pas dans le cadre du Fond de participation des habitants
  • Le suivi de l’organisation et des travaux des Conseils citoyens : des moyens humains pourront être fournis par l’association porteuse pour la gestion administrative du Conseil (transmission de comptes-rendus, réservation de salle, etc.)
  • Le suivi des dépenses de projets des Conseils citoyens : l’association porteuse disposera d’un droit de regard sur l’utilisation des subventions allouées aux projets portés par les Conseils citoyens
  • La coordination des Conseils citoyens avec l’organisation de réunions inter-conseils

Les conseillers citoyens sont automatiquement membres de l’association porteuse sauf s’ils font explicitement part de leur refus d’adhésion au Conseil d’administration.

Le Conseil citoyen est représenté au Conseil d’administration de l’association par deux représentants, un de chaque collège. Ces représentants sont élus pour une durée d’un an et restent rééligibles après leur mandat.  Les représentants pourront, en cas d’absence, se faire représenter par un suppléant issu du collège des délégués.

Article 7 – Fréquence et type de réunions

Les réunions plénières 

Le Conseil citoyen se réunit en assemblée plénière au moins une fois par trimestre (cf. Modalités de convocation et de définition de l’ordre du jour - Article 9). Ces réunions doivent permettre :

  • De faire état de l’avancée des travaux des commissions thématiques
  • De préparer les réunions extérieures (ex : Comité de pilotage du Contrat de ville)
  • De voter les décisions nécessitant l’avis de l’ensemble du Conseil (demande de financement, mise en œuvre d’un projet, radiation, etc.)

D’autres rôles peuvent lui être confiés dès lors que la proposition d’ordre du jour de la réunion plénière est acceptée par les membres du Conseil citoyen. Si nécessaire, le collège de délégués peut convoquer des réunions plénières extraordinaires.

Les ateliers thématiques 

Le Conseil citoyen met en place des ateliers thématiques (5 conseillers minimum) selon les priorités qu’il a établi dans un principe de souplesse afin de favoriser le travail en mode-projet.

Les ateliers thématiques se réunissent suffisamment régulièrement pour pouvoir permettre aux membres du Conseil de travailler en groupe restreint sur un projet ou une thématique particulière. Ils doivent permettre aux membres du Conseil de travailler en groupe restreint sur un projet ou une thématique particulière. Chaque atelier organise ses modalités de fonctionnement de façon autonome (fréquence et modalités de réunions, animation, etc.). Un retour régulier des travaux de l’atelier auprès de l’ensemble du Conseil citoyen doit être assuré à travers les comptes-rendus de réunions et les réunions plénières.

Des réunions communes avec les ateliers thématiques d’un des quatre autres Conseils citoyens de la ville peuvent également être organisées.

Les réunions inter-Conseils citoyens

Les 5 Conseils citoyens se réunissent deux fois par an. Ces réunions doivent permettre :

  • Une présentation des travaux de chaque Conseil citoyen
  • L’échange de bonnes pratiques entre les membres des Conseils
  • Les débats autour de sujets relatifs à l’ensemble du territoire roubaisien et non-exclusivement à l’un des cinq quartiers

Article 8 – Modalités de vote

Le Conseil citoyen a vocation à porter la parole collective, aussi les décisions majeures devront être votées par les conseillers, à savoir :

  • La mise en place de projets en atelier thématique
  • Les décisions qui impliquent un financement supérieur aux subventions pouvant être attribuées par le Fond de participation des habitants (FPH)
  • La désignation des délégués ou en cas de désaccord sur la représentativité des délégués
  • Toutes les décisions pour lesquelles un vote est réclamé par les conseillers

Le vote électronique est exclu afin d’assurer l’organisation de débats entre les conseillers citoyens. En revanche, les membres du Conseil excusés ont la possibilité de voter par procuration avec une limite d’une procuration par conseiller pour chaque sujet soumis au vote.

Le vote ne pourra avoir lieu que si un quorum de 25% de membres du Conseil présents ou excusés – et ayant donné procuration à un autre conseiller – est atteint.

Le vote à main levée est à privilégier, mais un vote à bulletin secret peut être organisé à la demande d’un groupe d’habitants. Lors d’un vote nominatif, les conseillers votent à bulletin secret.

Article 9 – Convocation, ordre du jour et compte-rendu

L’ordre du jour de chaque réunion plénière est défini par le collège de délégué et peut être amendé sur proposition des autres conseillers

Chaque réunion fait l’objet d’un relevé de décision rédigé par le secrétaire de séance et validé ou amendé par les membres du Conseil citoyen en fin de réunion.

Les convocations, ordres du jour et relevés de décision sont transmis à l’ensemble des conseillers citoyens par mail ou par courrier selon leur préférence et déposés sur lafabrique.ville-roubaix.fr. Le secrétariat commun à l’ensemble des Conseils (financé par l’association porteuse) est en charge de la transmission de ces documents.

Le calendrier des réunions plénières est défini à l’avance, les conseiller votent sur la base de Trois propositions de dates par trimestre.

Article 10 – Radiation et démission

La qualité de membre du Conseil citoyen se perd par :

  • Une démission, formulée par écrit
  • Des absences non-excusées et répétées aux réunions du Conseil
  • Un déménagement hors du périmètre du quartier Ouest
  • Un manquement significatif au présent règlement intérieur

Au-delà de 3 absences non-excusées consécutives en séance plénière, les conseillers reçoivent un courrier les alertant. Le conseiller est ainsi invité à se justifier afin que le conseil puisse statuer sur sa radiation ou non.

Une liste complémentaire a été déterminée et permettra de renouveler le Conseil citoyen si nécessaire. Les personnes sur liste complémentaire ont la possibilité de participer aux travaux du Conseil citoyen sans toutefois bénéficier du droit de vote.

En cas d’épuisement de la liste complémentaire, un appel à candidature est lancé et fait l’objet d’une communication notamment par le Conseil citoyen. Un tirage au sort est ensuite organisé pour remplacer les membres s’étant désistés.

Article 11 – Communication

Communication entre les conseillers

Afin de faciliter la communication quotidienne en-dehors des temps de réunions, les conseillers citoyens pourront s’appuyer sur les outils numériques, dont lafabrique.ville-roubaix.fr.

Pour autant, dans un souci de non-discrimination vis-à-vis des non-usagers du numérique, la communication par courrier ou téléphone devra être poursuivie pour les conseillers citoyens qui le souhaitent, notamment pour la transmission des convocations, ordres du jour et des relevés de décisions.

Les ateliers thématiques ne pourraient travailler en indépendance totale, ils sont donc tenus de communiquer régulièrement sur l’avancée de leurs travaux auprès de l’ensemble des membres du Conseil Citoyen.

Communication auprès des habitants

En tant que représentants des habitants, le Conseil citoyen doit s’engager à communiquer régulièrement auprès des habitants du quartier Ouest par divers moyens : création d’une newsletter, d’un site internet ou d’un compte sur les réseaux sociaux, rencontres régulières avec les habitants lors de permanences, etc.
 

Article 12 – Moyens mis à la disposition du conseil

Des moyens nécessaires au bon fonctionnement de ses travaux pourront être sollicités par le Conseil citoyen via l’association porteuse :

  • Mise à disposition d’un local, d’outils informatiques ;
  • Mise à disposition de petites fournitures (timbres, enveloppes, etc.) ;
  • Subventions (de fonctionnement, de projet) auprès des collectivités, de l’Etat, à travers le mécénat, etc.

Les conseillers auront la possibilité de solliciter les élus ou techniciens de la ville et de la MEL pour répondre à leurs questions ou les orienter vers l’interlocuteur adéquat.

Article 13 – Formation

Afin de garantir l’efficacité des travaux, les conseillers pourront bénéficier de formations. Celles-ci peuvent être de deux natures :

  • Formations « techniques » : connaissance des acteurs de la ville et des dispositifs, rôle des conseillers citoyens, Politique de la ville, etc.
  • Formations « autonomie » : gestion de projet, prise de parole en public, animation de réunions, secrétariat (mise à disposition d’outils pré-formatés), etc.

Afin d’organiser ces formations, le Conseil citoyen pourra solliciter les techniciens de la ville ou de la Métropole européenne de Lille, ainsi que des experts extérieurs. L’objectif étant pour le Conseil citoyen de pouvoir bénéficier d’informations sur les politiques publiques et/ou les projets en cours afin d’alimenter leurs réflexions, particulièrement en ateliers thématiques.

Des formations pourront également être dispensées par les conseillers eux-mêmes. Il s’agit à la fois de s’appuyer sur les compétences des conseillers, et de favoriser les échanges et la création de liens entre les conseillers.

L’association porteuse sera chargée de défrayer les conseillers citoyens pour les dépenses liées à leurs missions, dans les modalités prévues par les statuts de l’association porteuse.

Article 14 – Modification du cadre de fonctionnement

Le cadre de fonctionnement peut être modifié à la demande écrite d’une majorité du Conseil citoyen. Cette demande de révision doit être argumentée. Toute proposition de modification devra faire l’objet d’un débat en Conseil citoyen. Toute modification sera votée à la majorité des 2/3 sous réserve d’un quorum de 25% des membres du Conseil citoyen.