Règlement intérieur établi en assemblée le 27 septembre 2019

Vous trouverez ci-joint le règlement intérieur établi par la Commission de suivi et d'évaluation du dispositif réunie en assemblée le vendredi 27 septembre 2019 et adopté par délibération du Conseil municipal en date du 19 décembre 2019 ; en vigueur pour le territoire de Roubaix à partir du 1er janvier 2020. Ce nouveau règlement abroge de fait le précédent établi en date du vendredi 24 novembre 2018.

Les membres de la Commission de suivi et d'évaluation du dispositif vous remercie de bien vouloir en prendre connaissance avant tout dépôt de demande, pour un projet ou un bilan d’action.


Titre 1 Généralités

Article 1 : Définition

Le Projet d’Initiative Citoyenne de Roubaix, ci-après dénommé “ PIC ”, dans la continuité du Fonds de participation des habitants, est un dispositif bénéficiant de dotations cofinancées par le Conseil régional Hauts-de-France, ci-après dénommé “ Région ”, et le Conseil municipal de Roubaix, ci-après dénommé “ Ville ”.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre des objectifs définis aux Contrats de ville 2015-2020, prorogés jusqu’en 2022, et suit les orientations régionales et municipales en matière de Politique de la ville et de Démocratie participative, pour l’émergence et l’accompagnement des initiatives citoyennes.

Article 2 : Objectifs

Le PIC se déploie sur les quartiers prioritaires de la Politique de la ville et a pour but de soutenir des micro-projets portés par des groupes d’habitants ou des associations locales, suivant l’une des dix thématiques listées ci-après :

  • Insertion par l’économique ;
  • Innovation sociale ;
  • Démocratie numérique et sensibilisation aux usages numériques ;
  • Transition énergétique et écologique ;
  • Valorisation des circuits courts ;
  • Lutte contre l’isolement ;
  • Lutte contre l’illettrisme ;
  • Échanges de savoirs, entraide et soutien scolaires ;
  • Valorisation et découverte du patrimoine et de l’histoire locale ;
  • Créativité artistique.

Article 3 : Bénéficiaires

Le PIC s’adresse à des collectifs d’habitants, simples ou constitués en association loi de 1901, ci-après dénommés “ porteurs ”, souhaitant réaliser des actions sur Roubaix ou pour le bénéfice des Roubaisiens.

Son accès est réservé à des groupes d’au moins trois porteurs domiciliés à des adresses distinctes, dont une au moins se trouve sur Roubaix, ou trois membres d’une association roubaisienne menant ses activités sur Roubaix. Seuls les bénévoles, agissant pour le compte d’une association ou à titre individuel, peuvent être porteurs.

Les associations domiciliées à l’extérieur de Roubaix peuvent présenter une demande sous réserve qu’au moins un des porteurs soit domicilié à Roubaix et que l’action soit située dans un quartier de Roubaix.

Article 4 : Gestion et gouvernance

Les dotations financières dédiées au PIC sont affectées de manière fongible aux cinq secteurs de Roubaix, définis par les périmètres des Mairies de quartiers, lesquels sont chacun dotés d’un Comité d’attribution constitué d’habitants élus qui délibèrent sur les demandes et les aides financières allouées :

  • Comité d’attribution Nord du PIC ;
  • Comité d’attribution Sud du PIC ;
  • Comité d’attribution Centre du PIC ;
  • Comité d’attribution Est du PIC ;
  • Comité d’attribution Ouest du PIC.

La gestion du PIC est confiée par convention à l’organisme ci-après dénommé “ association gestionnaire ”. L’association gestionnaire est responsable au niveau administratif et comptable de la gestion du PIC.

Les représentants des Comités d’attribution, de l’association gestionnaire, de la Région et de la Ville (élus et techniciens) composent la Commission de suivi et d’évaluation qui évalue le dispositif, décide de ses grandes orientations et élabore le présent règlement intérieur.

Titre 2 Critères et procédure de demande de financement

Article 5 : Critères de financement

Le PIC n’est pas destiné à soutenir des actions portées par des associations déjà fortement subventionnées. Cependant celles-ci peuvent être amenées à accompagner les habitants sur le montage de demandes, y compris sur les aspects financiers.

La demande est présentée devant le Comité d’attribution compétent. En cas de collectif d’associations, celle-ci est présentée par l’ensemble, mais une seule association percevra l’aide.

Un même groupe d’habitants ou une même association ne peut pas avoir plus d’une action soutenue en cours, ni présenter plus de trois demandes par an à moins que les porteurs, habitants ou associations, ne démontrent au Comité d’attribution compétent l’utilité de leur action complémentaire sur le quartier.

La liste des actions étant exclues d’un financement au titre du PIC est portée à l’article 16 du présent règlement.

Article 6 : Procédure de demande de financement

Pour solliciter un financement du PIC, les porteurs d’un projet d’action doivent suivre la procédure suivante :

  1. Déposer leur demande sur le portail des démarches en ligne de la Ville à l’adresse  suivante : https://services.ville-roubaix.fr/, quinze jours révolus avant la réunion du Comité d’attribution compétent.[1]
  2. Attendre le retour de pré-instruction validant l’éligibilité de la demande pour une instruction par les membres bénévoles du Comité d’attribution compétent dont le suivi et les décisions sont consultables publiquement sur la rubrique dédiée du site web La FABRIQUE, à l’adresse suivante : https://lafabrique.ville-roubaix.fr/pic.
  3. Répondre à l’invitation communiquée par la Ville pour venir présenter, par trois habitants minimum, oralement leur projet aux membres bénévoles du Comité d’attribution compétent.

Titre 3 Instances de gouvernance

Chapitre 1 - Comités d’attribution

Les Comités d’attribution sont des lieux de débat, ouverts à la parole de leurs membres et des habitants et acteurs associatifs qui y sont invités, accompagnés par des agents des services de la Ville. Au nombre de cinq, ils ont une compétence territoriale correspondant aux périmètres des Mairies de quartiers.

Article 7 : Composition

Chaque Comité d’attribution du PIC est composé d’au moins sept membres titulaires plus trois membres suppléants à voix délibérative, élus pour une période de trois ans. Il est représenté par un Président secondé dans ses fonctions par un Vice-président.

§1 Membres

Les membres des Comités d’attribution s’engagent à œuvrer en faveur de leurs quartiers, dans le respect des convictions de chacun. Cette mobilisation relève d’une démarche citoyenne au service des Roubaisiens, adossée aux valeurs de respect, de tolérance et de dialogue.

Ils écoutent les porteurs de projets, étudient leurs demandes et décident du montant de l'aide éventuelle allouée. Ces décisions résultent de leurs échanges et en constituent la synthèse.

Les membres, dont la qualité s’exerce à titre individuel et bénévolement, sont soit :

  • habitants des quartiers dépendants du Comité d’attribution ;
  • membres d’une association dont le siège est situé dans l’un des quartiers entrant dans le champ du Comité d’attribution concerné.

Ont voix consultatives :

  • un représentant de l’association gestionnaire du PIC ;
  • un représentant de la Ville.

§2 Président et Vice-président

Le Président veille au bon fonctionnement du Comité d’attribution qu’il représente et :

  • assure l’accueil convivial des porteurs de projet ;
  • préside chaque réunion du Comité d’attribution ;
  • signe les relevés de décisions approuvés par le Comité d’attribution ;
  • assure le respect du présent règlement intérieur ;
  • rappelle aux membres du Comité d’attribution qu’ils sont tenus à la confidentialité des paroles échangées et des décisions prononcées pendant toutes les délibérations du Comité d’attribution.

En cas d’absence du Président, le Vice-président prendra sa charge.

§3 Perte de la qualité de membre

 I. Démission ou révocation

Lorsqu’un membre souhaite démissionner, il notifie sa démission par courrier au Comité d’attribution dont il émane. Cette démission est effective à la date de réception du courrier par la Mairie de quartiers.

Lorsqu’un membre, ayant voix délibérative est absent à trois réunions consécutives, sans excuse, il reçoit un courrier de demande d’explication du Comité d’attribution dont il émane. Sans réponse de sa part dans le mois suivant la date de réception dudit courrier, il est révoqué sur décision du Comité d’attribution. S’il répond sans se présenter à l’une des trois réunions suivantes du Comité d’attribution dont il émane, il reçoit un courrier d’information de ce dernier lui notifiant sa révocation.

Le membre, à voix délibérative, démissionnaire ou révoqué, est remplacé par cooptation d’un membre suppléant ou d’un porteur ayant déjà un projet soldé à son actif ou d’un conseiller citoyen du secteur jusqu’à la prochaine élection.

 II. Exclusion

Le non-respect du présent règlement, les propos ou les actes qui porteraient atteinte à toute personne prenant part au PIC, tout comme ceux qui entacheraient l’image ou nuiraient aux intérêts du dispositif, constituent des motifs graves d’exclusion.

La décision d’exclusion d’un membre pour motif grave est prise par le Comité d’attribution dont il émane, statuant à la majorité de ses membres. Elle est notifiée par ce Comité d’attribution au membre intéressé après que ce dernier ait été invité à lui présenter ses explications dans le respect du principe contradictoire. Le membre intéressé peut être assisté de la personne de son choix.

§4 Quorum et pouvoir de délibération

Le quorum permettant la validité des délibérations du Comité d’attribution est de la moitié de ses membres : par exemple le quorum d’un Comité d’attribution de sept membres sera de quatre membres présents ou représentés.

Afin de pallier toute absence à une délibération du Comité d’attribution, chaque membre peut se faire représenter par un autre membre à qui il transmettra son pouvoir. Un même membre ne peut avoir qu’un seul pouvoir ; autrement dit il dispose d’un nombre maximal de deux voix délibératives.

§5 Exceptions à la règle du quorum

Si le quorum n’est pas atteint après la première convocation du Comité d’attribution, le président ou le vice-président doit indiquer sur le relevé des décisions que le Comité d’attribution ne s’est pas trouvé en nombre pour délibérer et que la séance est renvoyée à une date ultérieure immédiatement précisée. Cette instance exceptionnelle pourra être organisée dans le plus bref délai, et les décisions rendues valables, quel que soit le nombre de membres présents.

Si le délai d’organisation de cette instance exceptionnelle devait dépasser l’échéance de réalisation de l’action proposée, le défaut de quorum pourrait mener à un dépaysement de l’instruction prévu à l’article 8 du présent règlement.

§6 Engagement de confidentialité

Tous les membres, participant ou non aux délibérations des Comités d’attribution, sont tenus de protéger la confidentialité des débats et s’obligent au secret en ce qui concerne les données personnelles auxquelles ils pourraient avoir accès, soit directement, soit de manière incidente à l’occasion des travaux menés dans le cadre de leur engagement bénévole au sein du PIC.

§7 Gestion des conflits d’intérêts

Les décisions des membres du Comité d’attribution ne doivent pas être entachées de conflit d’intérêts ni d’apparence de conflit d’intérêts.

La notion de conflit d’intérêts désigne une situation dans laquelle un membre pourrait être en position de tirer profit de sa décision aux dépens du bon fonctionnement du PIC ou perdrait l’impartialité nécessaire à la prise de cette décision.

Tout membre en situation potentielle de conflit d’intérêts avec les missions qu’il exerce au sein du Comité d’attribution[2] doit se signaler aux autres membres, avant qu’ils ne se réunissent pour décider.

Un membre en situation de conflit d’intérêts concernant une demande déposée par un porteur de projet ne peut participer aux débats ni à la prise de décision du Comité d’attribution.

Si le Président et le Vice-président étaient reconnus en situation de conflit d’intérêts, les autres membres du Comité d’attribution désigneront une tierce personne en leur sein pour présider à la décision.

§8 Secrétariat

Il est assuré par la Ville.

 I. Les Mairies de quartiers

Les Mairies de quartiers, par l’intermédiaire de leur secrétariat :

  • accueillent, orientent les porteurs de projet ;
  • centralisent les demandes éligibles sur le site web La FABRIQUE ;
  • organisent, en lien avec les membres et l’association gestionnaire, les réunions des Comités d’attribution (envoi des convocations des membres des Comités d’attribution et des porteurs de projet et envoi des notifications des décisions des Comités d’attribution aux porteurs et à l’association gestionnaire) ;
  • remettent les chèques aux porteurs.

 II. La Direction Politique de la ville et Vie associative,

La Direction Politique de la ville et Vie associative, par l’intermédiaire des chefs de projet et du chargé de mission thématique, assure :

  • le contrôle d’éligibilité des demandes reçues ;
  • la coanimation des Comités d’attribution ;
  • l’accompagnement des porteurs de projet ;
  • la promotion du dispositif auprès des habitants ;
  • la coordination du dispositif (suivi des demandes, organisation conjointe avec les secrétariats des Mairies de quartiers, relations avec l’association gestionnaire et les cofinanceurs, suivi budgétaire) ;
  • l’animation de la Commission de suivi et d’évaluation ;
  • le respect du présent règlement intérieur.

Article 8 : Compétences

§1 Compétence territoriale

Le Comité d’attribution compétent pour instruire les projets présentés est celui du secteur auquel se rattache le lieu de résidence des porteurs. Lorsque l’association porteuse du projet est domiciliée en dehors du territoire de Roubaix, le secteur compétent est déterminé par le lieu de réalisation de l’action.

§2 Exceptions à la règle de compétence territoriale

 I. Défaut de quorum et délais contraints

Si le quorum n’est pas atteint, le dépaysement d’urgence de projets pour lesquels le délai de réalisation serait incompatible avec un report de décision du Comité d’attribution territorialement compétent peut être organisé à la demande de son Président ou de son représentant. Dans ce cas, le président du Comité d’attribution dépaysé ou son représentant devra siéger dans le Comité d’attribution d’accueil d’urgence pour délibérer sur les projets concernés.

 II. Circonstances particulières

Le Comité d’attribution territorialement compétent se réserve le droit de se dessaisir de l’instruction d’une demande, selon des critères d’expertise d’usage du territoire et de lieu de déroulement de l’action, pour confier celle-ci au Comité d’attribution d’un autre secteur qui sera alors réputé territorialement compétent.

§3 Décision des aides allouées

Le Comité d’attribution compétent décide souverainement, dans le cadre du présent règlement intérieur et notamment des dispositions relatives aux critères et procédures de financement par le PIC, de l’octroi des aides allouées aux projets entrant dans sa compétence territoriale. Pour ce faire, il :

  • instruit les demandes et entend les porteurs de projets suivant le visa du chef de projets et de l’association gestionnaire ;
  • décide de la somme éventuellement allouée assortie d’un acompte ;
  • examine les bilans sur pièces, ou présentés en réunion par les porteurs s’il l’estime opportun, suivant le visa du chef de projets et de l’association gestionnaire ;
  • approuve le versement éventuel d’un solde ou demande le remboursement des sommes trop perçues.

Le Comité d’attribution prend ses décisions à huis clos. Seuls les membres à voix délibérative prennent part à la décision qui fait l’objet d’un relevé diffusé sur le site web La FABRIQUE.

Article 9 : Élection et renouvellement des Comités d’attribution

Les membres du Comité d’attribution sont élus pour une durée de trois ans. La constitution du Comité d’attribution doit permettre respecter les règles de quorum visées à l’article 7 du présent règlement intérieur.

§1 Modalités de candidatures

Chaque candidature porte sur un des cinq secteurs de Roubaix suivant son lieu de résidence ou celui de l’association qui la mandate. Une candidature portant sur plusieurs secteurs est recevable.

Sont éligibles à postuler aux fonctions de membre d’un Comité d’attribution :

  • les membres sortants du Comité d’attribution s’ils ne sont pas salariés d’une association candidate ;
  • les porteurs de projets ayant mené leur projet à terme ;
  • un représentant par association du quartier, uniquement les bénévoles et non les salariés de ladite association.

La Ville organise un appel à candidatures respectant la procédure suivante :

  • un appel à candidature est envoyé un mois avant la date des élections auprès de porteurs de projets des deux années précédant l’année de l’élection (habitants et bénévoles associatifs) par correspondance, par messagerie et sur le site web La FABRIQUE.
  • les candidatures doivent être déposées au plus tard quinze jours avant la date de l’élection auprès du chef de projets (en main propre ou voie postale en Mairie de quartiers) ou par courriel : lafabrique@ville-roubaix.fr

§2 Collège électoral

Participent à l’élection des membres des Comités d’attribution :

  • les porteurs de projets ayant mené leur projet à terme ;
  • un seul représentant dûment mandaté pour chacune des associations des quartiers, mais qui ne soit pas salarié de ladite association.

Pour voter, chaque électeur doit nécessairement se munir de sa pièce d’identité et idéalement des documents électoraux qu’il aura reçus. Après avoir voté, il signe la liste d’émargement en face de son nom.

§3 Déroulement du scrutin

Le scrutin est organisé par les Comités d’attribution à bulletin secret. Il s’agit d’un scrutin de liste où chaque électeur est amené à élire au maximum dix membres permanents et dix suppléants.

Les listes des candidats doit être disponibles une semaine avant la date de l’élection sur le site web La FABRIQUE, en Mairie de quartiers ou à la Direction politique de la ville et vie associative à l’Hôtel de Ville.

Les élections auront lieu en Mairie de quartiers. Le dépouillement aura lieu dès la fermeture du bureau de vote.

Sur chaque bureau de vote seront présents :

  1. deux membres du PIC ;
  2. un représentant de la ville (le chef de projets qui assure la bonne tenue des élections).

Chapitre 2 - Commission de suivi et d’évaluation

La Commission de suivi et d’évaluation du PIC se réunit périodiquement au minimum trois fois par an, sous la coprésidence des élus en charge du PIC, représentant la Ville et d’un membre du collège des cinq Comités d’attribution.

Article 10 : Composition et fonctionnement

Les personnes habilitées à participer aux réunions sont :

  • les membres à voix délibérative : les cinq Présidents des Comités d’attribution ou leur représentant, le Président de l’association gestionnaire ou son représentant, le représentant de la Région et de la Ville.
  • en cas d’égalité, le Président de séance a voix prépondérante.
  • les autres personnes invitées, les techniciens de la Région et de la Ville, ont voix consultative.

Le secrétariat de la Commission est géré par la Ville qui s’assure de fournir la liste d’émargement complète des personnes autorisées à assister à la Commission de suivi et d’évaluation.

Les votes de la Commission de suivi et d’évaluation feront l’objet d’un relevé de décision. Les décisions de la Commission sont validées par un vote à main levée.

Le quorum permettant la validité des délibérations de la Commission est la moitié des membres ayant voix délibérative représentant les différents collèges.

Tous les membres des cinq Comités d’attribution (titulaires et suppléants) seront invités une à deux fois par an à participer à une réunion d’échange sur le fonctionnement du PIC.

Article 11 : Missions

Les missions de la Commission sont les suivantes :

  1. établir et développer des temps d’échanges et réflexions entre acteurs du PIC ;
  2. élaborer, modifier et amender le présent règlement intérieur et ses annexes ;
  3. évaluer le fonctionnement général du PIC et procéder notamment à une évaluation annuelle de celui-ci. Dans le cadre de cette mission, et sans préjudice de la mission précédente, il appartient à la Ville et à l’association gestionnaire, ainsi qu’aux cinq Comités d’attribution de faire toute proposition d’amélioration du fonctionnement du PIC ;
  4. développer l’information, la communication et la promotion du PIC à Roubaix, tant à destination des habitants des quartiers concernés de la Ville que des partenaires extérieurs.

Titre 4 : Procédure de versement des aides allouées

L’aide apportée par le fonds de soutien du PIC est limitée à une somme plafonnée de mille cinq cents euros (1 500 €) par demande.

L’association gestionnaire du PIC assure l’exécution des décisions d’allocation d’aide prononcées par les Comités d’attribution dans les conditions prévues ci-après. Le versement des aides allouées, conditionné à la présentation d’un dossier, suit une procédure en deux temps, avec un acompte au démarrage du projet puis un solde après sa réalisation, sur présentation d’un bilan.

En utilisant le PIC, le demandeur et les porteurs de projets acceptent que leur dossier soit diffusé publiquement sur le site web La FABRIQUE, de manière anonyme pour les personnes physiques qu’ils y ont identifiées, en reconnaissant être seuls responsables de son contenu et des conséquences de sa diffusion. Les décisions s’y rapportant sont détaillées en termes de délais et de sommes allouées.

Article 12 : Publicité

Les porteurs bénéficiaires du PIC de Roubaix ont obligation d’en faire la publicité en apposant le logo du PIC de Roubaix sur les documents, affiches et tracts qu’ils utilisent pour promouvoir les actions et les événements concernés. Ils s’engagent à faire connaître par tous les moyens la participation financière de la Ville et de la Région.

Article 13 : Conditions d’instruction

§1 Descriptif de la demande

La demande d’aide est transmise directement par téléprocédure par les porteurs sur le portail des démarches en ligne de la Ville[3]. Elle est vérifiée par les chefs de projets ou le chargé de mission thématique, rattachés au service Politique de la ville. Cette demande contient la fiche porteur, la fiche action, le budget prévisionnel de l’action, les devis et les pièces justificatives des dépenses et recettes renseignées.

Le défaut ou l’insuffisance du dossier au jour de l’instruction du projet entraîne une décision d’ajournement ou un refus de financement.

§2 Restitution du bilan

Les porteurs justifient de la réalisation de leur projet et des dépenses sous la forme d’un bilan, contenant la fiche bilan, l’ensemble des justificatifs financiers (factures, tickets de caisse), les photos et articles de presse éventuels, qu’ils transmettent directement par téléprocédure sur le portail des démarches en ligne de la Ville. Le chef de projets en charge du suivi ou le chargé de mission thématique en vérifier la complétude. Ce bilan doit être remis dans un délai maximal d’un mois à compter de la date de réalisation de l’action.

Le défaut ou l’insuffisance du dossier au jour de l’instruction du bilan entraîne une décision d’ajournement ou la perte du solde de l’aide allouée et le remboursement des sommes perçues à titre d’acompte.

§3 Droit de recours

Chaque porteur dont le dossier a été refusé ou approuvé pour un montant significativement inférieur à sa demande peut contester la décision rendue par le Comité d’attribution ayant instruit son dossier, s’il estime que le présent règlement intérieur n’a pas été respecté.

Ce recours s’exerce directement auprès du Comité d’attribution, représenté par son Président. Le recours est à présenter auprès du chef de projet du secteur du Comité d’attribution instructeur du dossier, par lettre recommandée avec accusé de réception ou courriel avec accusé de réception, dans les deux mois à partir de la publication du relevé de décision.

Le Président du Comité d’attribution peut :

  • présenter à nouveau le dossier devant le Comité d’attribution suivant ;
  • demander un arbitrage de la Commission de suivi et d’évaluation.

Il peut se faire accompagner par le chef de projet de secteur pour l’examen de ce recours. La décision du Président du Comité d’attribution est communiquée au porteur de projet par courriel. Sans réponse dans les deux mois suivant la présentation du recours, celui-ci est automatiquement inscrit à l’ordre du jour de la Commission de suivi et d’évaluation la plus proche.

Article 14 : Conditions de versement

Le versement des aides allouées suit une procédure en deux temps, avec un acompte au démarrage du projet puis un solde après sa réalisation, sur la base du bilan présenté.

Le secrétariat du Comité d’attribution transmet à l’association gestionnaire le relevé de décisions, dûment rempli, du Comité d’attribution signé par son Président ou le Vice-président. Ce relevé est mis en ligne sur le site web La FABRIQUE.

§1 Acompte au lancement de l’action

Le dossier des porteurs est examiné par le Comité d’attribution compétent qui décide et notifie aux porteurs la date limite de remise du bilan, le montant total alloué et son premier versement.

La notification de la décision du Comité d’attribution, la fiche projet et les devis sont transmis à l’association gestionnaire pour permettre le versement de l’acompte.

§2 Solde au bilan de l’action

Après contrôle du bilan par le chef de projets en charge du suivi ou le chargé de mission thématique, le Comité d’attribution compétent l’examine puis décide et notifie aux porteurs le montant du dernier versement permettant de solder le dossier.

La notification de la décision ainsi que la fiche bilan et tous les justificatifs sont envoyés à l’association gestionnaire pour payer le solde.

Article 15 : Modalités de versement

L’association gestionnaire doit effectuer les versements, sous forme de chèque bancaire transmis dans les Mairies de quartiers pour être remis au porteur désigné pour recevoir ce chèque, contre un reçu, dans les dix jours ouvrés, maximum, après réception des notifications des décisions des Comités d’attribution compétents.

Le chèque reste à disposition du porteur en Mairie de quartiers pendant un mois. Si le porteur de projet n’a pas récupéré son chèque, la Mairie de quartiers alerte l’association gestionnaire qui mettra en œuvre une procédure d’annulation de l’aide allouée et en informera le Comité d’attribution compétent.

Article 16 : Règles de financement

Sont exclus d’un financement au titre du PIC les projets :

  • prévoyant l’acquisition de matériels (à l’exception des fournitures consommables) pour un usage personnel ou exclusif. L’acquisition de matériaux permettant la fabrication collective par les habitants d’un matériel nécessaire à la réalisation de l’action est en revanche autorisée ;[4]
  • finançables dans un délai d’un an par un autre dispositif ;
  • sans autofinancement ou contribution financière des participants ; l’ensemble devant correspondre à un minimum de 10 % du montant de l’aide demandée au titre du dispositif. Dans le cas des projets portés par un collectif d’habitant non constitués en association, cette part pourra être imputées en recette aux dons des bénévoles, contrepartie budgétaire de la valorisation du bénévolat détaillée en dépense ;
  • restreints aux organisateurs et fermés aux habitants ;
  • organisant un loto ou toute action mettant en jeu une dotation financière ou matérielle ;
  • concernant une action terminée au moment de la présentation en Comité d’attribution ;
  • entrant dans la compétence légale obligatoire d’un organisme public ;[5]
  • non-présentés par les porteurs de projets en Comité d’attribution à l’issue d’une invitation et dont l’absence n’aurait pas été excusée, sauf cas de force majeur à motiver par écrit à la présidence du Comité d’attribution dans les 48 heures suivant la date de l’invitation ;
  • déposés alors qu’un autre projet porté par les mêmes porteurs de projet n’est pas soldé ;
  • de voyages dont le contenu et les objectifs ne seraient ni pédagogiques, ni citoyens (parc d’attraction, voyage touristique, …) ;
  • ayant un caractère lucratif ou générant des profits commerciaux ;
  • liés à l’exercice direct d’un culte.

L’exclusion et le motif de celle-ci devront être dûment notifiés au porteur de projet sur le relevé de décision du Comité d’attribution avec la référence réglementaire.

Sont inéligibles à un financement au titre du PIC les dépenses prévues ou engagées :

  • pour l’achat de boissons alcoolisées ;
  • pour le paiement d’amendes ou de pénalités ;
  • pour l’acquisition de vaisselles à usage unique, dans le cadre de la démarche Zéro déchet ;
  • pour la réalisation d’une action secondaire. Le financement du PIC est destiné à couvrir les dépenses de l’action principale exclusivement. Si l’action principale génère des recettes supplémentaires, celles-ci peuvent être reversées par le porteur sur un autre projet qui devra avoir fait l’objet d’une présentation préalable au Comité d’attribution.

Article 17 : Modalités de recouvrement

L’association gestionnaire est habilitée à recouvrir les sommes versées auprès des porteurs quand l’action n’a pas été réalisée et lors d’un défaut ou d’une insuffisance du bilan.

§1 Action non réalisée

Les porteurs qui n’auraient pas pu réaliser l’action qu’ils avaient projetée, sont tenus de rembourser l’acompte qu’ils ont reçu en guise de premier versement auprès de l’association gestionnaire dans le mois suivant la date de réalisation prévue.

§2 Défaut ou insuffisance du bilan de l’action

Les porteurs qui n’auraient pas déposé les pièces justificatives du bilan à la date limite notifiée au moment de l’instruction de la demande, recevront un courrier de relance avec accusé de réception envoyé par l’association gestionnaire.

Le porteur aura alors un mois pour régulariser la situation, après quoi, la somme du premier versement sera à restituer dans un délai d’un mois.

§3 Procédure de recouvrement

Les porteurs qui n’auront pas justifié dans un délai de trois semaines, après une lettre de rappel du Président du Comité d’attribution, de la réalisation de l’action ayant reçu une aide du PIC ou omis de rembourser les sommes qui leur auraient été indûment versées, recevront une lettre recommandée avec accusé de réception valant mise en demeure de la part de l’association gestionnaire du PIC.

§4 Procédure d’exclusion

Sans préjudice des poursuites judiciaires que la Ville ou l’association gestionnaire se réservent le droit de mettre en œuvre, les porteurs concernés par une procédure de recouvrement infructueuse, dans un délai de trois semaines suivant la mise en demeure, se verront temporairement écartés du PIC.

Dans un premier temps, les porteurs sont d’abord exclus d’un accès au PIC jusqu’à la régularisation de leur situation, pour un délai maximal de trois mois après la fin de l’exercice annuel sur lequel leur demande a été référencée. Dans un second temps, à l’expiration de ce délai et sans régularisation, la durée de l’exclusion est allongée de douze mois supplémentaires.

La procédure d’exclusion du PIC est mise en mouvement par l’association gestionnaire qui la signifie aux porteurs par lettre recommandée avec accusé de réception. Les porteurs peuvent déférer un recours devant la Commission de suivi et d’évaluation concernant une procédure d’exclusion qu’ils estiment contraire au règlement.


[1]     Afin d’ouvrir le PIC aux personnes n’ayant ni accès à un ordinateur, ni à une connexion à l’Internet, il est possible de retirer, auprès de la Mairie de quartiers du secteur du Comité d’attribution compétent un formulaire de demande sur support papier. Ce formulaire devra être rempli et déposé dans ladite Mairie de quartiers quinze jours révolus avant la réunion du Comité d’attribution compétent, afin d’évaluer l’éligibilité du projet pour une instruction par celui-ci.

[2]     Exemple : un membre adhérent d’une association portant un projet, un membre ayant des liens familiaux avec un porteur de projets, etc.

[3]     Elle peut être éventuellement transmise au format papier au secrétariat de la Mairie de quartiers du Comité d’attribution compétent.

[4]     Exemple : pour la tenue d’un carnaval il pourrait être nécessaire de confectionner des éléments de costumes ou un géant. Le processus de fabrication impliquant les habitants dans leur réalisation s’inscrit pleinement dans les objectifs du dispositif pour le renforcement des échanges entre les habitants comme la promotion de leurs capacités à s’organiser.

[5]     Exemple : la direction de la mémoire, du patrimoine et des archives du secrétariat général pour l’administration (SGA/DMPA) et la direction générale de l’enseignement scolaire (DGESCO) du ministère de l’éducation nationale soutiennent financièrement un certain nombre de projets et voyages pédagogiques liés aux conflits contemporains. Le PIC n’a pas pour vocation à se substituer à leur action.

DATE DE MISE A JOUR : 30/09/2019

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