Règlement intérieur du Conseil citoyen Nord

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Vous trouverez ci-après le règlement intérieur du Conseil citoyen Nord. Il a été validé initialement par les conseillers citoyens réunis en assemblée le 1er septembre 2016, date d'entrée en vigueur de celui-ci pour le territoire de Roubaix.

Chaque conseiller du Conseil citoyen Nord s'engage à lire et signer ce document.


Préambule – Création des conseils citoyens et principes fondateurs

Les Conseils citoyens relèvent d’une disposition prévue par l’article 8 de la loi de programmation pour la ville et la cohésion urbaine du 21 février 2014, visant à instituer la représentation et la participation des habitants comme condition essentielle à la définition et la mise en œuvre des mesures relevant de la Politique de la Ville sur les quartiers dits prioritaires. Les 5 Conseils citoyens de la ville de Roubaix ont été créés par délibération du conseil municipal du 25 juin 2015. Le présent règlement intérieur s’inscrit dans le respect du cadre de référence établi à l’échelle nationale, énonçant les rôles et principes de fonctionnement essentiel de ces nouvelles instances. La Ville de Roubaix a intégré ces principes en en proposant une déclinaison dans le Guide de l’action du Conseil Citoyen.

L’ensemble des Conseils Citoyens présents sur la Ville de Roubaix exercent ainsi leur action dans le respect de ces principes essentiels, énoncés ci-dessous :

  • Liberté

Le conseil citoyen a vocation à favoriser l’expression d’une parole libre. Cette liberté impose également que soit assurée, au sein du conseil, la possibilité pour chacun de ses membres d’émettre propositions et avis sur chacun des thèmes soumis à débat.

  • Égalité

Le principe d’égalité impose que la parole de chaque membre du conseil soit également considérée et prise en compte. Les propositions et avis émanant du conseil citoyen résultent des échanges entre chacun de ses membres et en constituent la synthèse.

  • Fraternité

Les membres du conseil citoyen s’engagent volontairement à œuvrer en faveur de leur quartier, dans le respect des convictions de chacun. Cette mobilisation relève d’une démarche collective et solidaire au service de l’ensemble des habitants et promouvant le dialogue intergénérationnel et interculturel.

  • Laïcité

Le conseil citoyen est un lieu de débat public ouvert à la parole des habitants, associations et acteurs du quartier. A ce titre, il ne saurait y être toléré d’actes prosélytes ou manifestement contraires à la liberté de conscience de ses membres.

  • Neutralité

Le conseil citoyen est le lieu d’expression des habitants, associations et acteurs locaux du quartier, que rassemble leur appartenance commune au quartier et l’objectif commun d’apporter les réponses les plus pertinentes aux problématiques identifiées. Sa « neutralité » signifie son indépendance et son autonomie vis-à-vis de partis politiques, de syndicats, d’associations cultuelles ou de tout groupe de pression manifestement hostiles au respect du principe de pluralité.

Le Conseil citoyen du quartier Nord a établi son règlement intérieur dans le cadre de réunions de travail en plénière durant le premier semestre 2016. Il a été voté par les membres du Conseil citoyen, réunis en séance plénière le 27 septembre 2016.


Titre I – Organisation du Conseil citoyen

Article 1 – Rôle et compétences

Le Conseil citoyen ne saurait se substituer au Conseil municipal élu au suffrage universel.

Le rôle de conseiller citoyen relève de trois dimensions distinctes :

Consultation

Les Conseils citoyens sont consultés lors  du suivi et de l’évaluation du Contrat de ville signé en 2015 pour une durée de 5 ans, ainsi que dans la mise en œuvre de ses mesures de déclinaison opérationnelles dans le cadre de la programmation annuelle Politique de la ville.

Co-Construction

Les Conseils citoyens sont associés à la co-construction de projets proposés par la Municipalité et ses partenaires (projets municipaux, PRU, PNRQAD, GUSP).

Autonomie du Conseil citoyen

Les Conseils citoyens proposent, portent et co-animent des actions de développement local. Ils constituent un organe d’impulsion et de montage de projets ayant un impact favorable sur la cohésion urbaine et sociale de leur quartier.

Article 2 – Périmètre

Les Conseils citoyens se substituent aux précédents Conseils de quartiers. Ils sont donc au nombre de 5 sur le territoire de la ville de Roubaix, regroupant chacun 3 à 10 quartiers « historiques ». Pour le quartier Nord, il s’agit des quartiers : Armentières, Alma Gare, Cul de four, Fosse aux chênes, Hommelet, Hutin-Oran Cartigny et Entrepont.

Le territoire de la ville de Roubaix compte plusieurs quartiers prioritaires au titre de la politique de la ville qui recoupent les 5 quartiers de Roubaix :

Le Conseil citoyen Nord est ainsi appelé à fonctionner, porter des initiatives et être associé à des projets portant sur tout ou partie du quartier Nord. Le Conseil Citoyen doit ainsi viser à prendre en compte l’intérêt général de l’ensemble du grand quartier et ne saurait privilégier un secteur à un autre sur la durée de son mandat.

Le Conseil Citoyen du quartier Nord pourra être associé, au cas par cas, à des réflexions ou projets portant sur d’autres secteurs de la Ville, dès lors que l’intérêt de son association est manifeste (à titre d’exemple, des groupes de travail thématiques conjoints avec d’autres Conseils, des réunions inter-Conseil Citoyen).

Article 3 – Composition et désignation

Le Conseil citoyen Nord est composé de 68  membres – 27 femmes et 41 hommes – répartis au sein de deux collèges :

  • Un collège d’habitants de 39  membres, soit 57 % du Conseil citoyen.
  • Un collège de représentants d’associations et d’acteurs locaux de 31 membres, soit 43 % du Conseil citoyen.

Les membres des 5 Conseils citoyens de la ville de Roubaix ont été retenus suite à un appel à candidatures. La liste des Conseillers Citoyens labellisée par la Préfecture (listes principale et complémentaire) est annexée au présent règlement intérieur. La composition du Conseil citoyen pourra évoluer en fonction des éventuelles radiations et démissions, comme exposé à l’article 10.

Article 4 – Renouvellement du Conseil

Au terme de la troisième année de sa mise en place, il sera procédé au renouvellement du Conseil citoyen dans sa totalité.

Titre II – Fonctionnement du Conseil citoyen

Article 5 – Pilotage et représentation

Le Conseil citoyen élit un collège de 6 représentant qui a pour mission d’organiser le suivi du Conseil citoyen. Ce collège de représentants doit compter à minima 50 % de conseillers issus du collège d’habitants. Il doit également tendre vers le principe de parité femme / homme. Ce collège de représentants est renouvelé tous les ans.

Un animateur et un secrétaire de séance sont désignés lors de chaque réunion plénière du Conseil citoyen parmi ce collège de représentants. L’animateur a la charge d’organiser les débats et de favoriser la prise de parole de chacun. Le secrétaire a pour mission d’établir le relevé de décisions de la séance, de le transmettre à l’ensemble des membres du Conseil par mail ou courrier et d’alimenter le site internet La FABRIQUE, lieu d’information et d’échange des Conseils citoyens.

Les représentants du Conseil auprès des instances extérieures sont désignés au cas par cas en amont des réunions. Ils peuvent ainsi être différents d’une réunion à l’autre ou selon le type de réunions, sous réserve qu’ils constituent un binôme comprenant :

  • Un représentant du collège « habitants » résidant dans le périmètre réglementaire des quartiers prioritaires de la Politique de la Ville ;
  • Un représentant du collège « association et acteurs locaux ».

Article 6 – Relation avec l’association porteuse

Une association porteuse pour l’ensemble des 5 conseils citoyens de la ville de Roubaix a été constituée. Elle a pour objectif d’apporter un appui logistique aux cinq Conseils citoyens. Elle se met ainsi à leur service mais n’intervient pas dans leur gouvernance en raison du principe de neutralité régissant l’association. De même, elle ne saurait constituer un relai entre la municipalité et les Conseils citoyens. 

Elle a pour missions :

  • La gestion du budget de fonctionnement des Conseils citoyens : ces derniers doivent s’appuyer sur l’association porteuse pour les demandes de subventions n’entrant pas dans le cadre du Fond de participation des habitants ;
  • Le suivi de l’organisation et des travaux des Conseils citoyens : des moyens humains pourront être fournis par l’association porteuse pour la gestion administrative du Conseil (transmission de comptes-rendus, réservation de salle, etc.) ;
  • Le suivi des dépenses de projets des Conseils citoyens : l’association porteuse disposera d’un droit de regard sur l’utilisation des subventions allouées aux projets portés par les Conseils citoyens ;
  • La coordination des Conseils citoyens avec l’organisation de réunions inter-conseils.

Les conseillers citoyens sont automatiquement membres de l’association porteuse sauf s’ils font explicitement part de leur refus d’adhésion au Conseil d’administration.

Le Conseil citoyen est représenté au Conseil d’administration de l’association par deux représentants, un de chaque collège. Ils pourront en cas d'absence se faire remplacer par un suppléant issu du bureau des représentants. Ces représentants sont élus pour une durée d’un an et restent rééligibles après leur mandat.

Article 7 – Fréquence et type de réunions

Les réunions plénières 

Le Conseil citoyen se réunit en assemblée plénière au moins une fois par trimestre (cf. Modalités de convocation et de définition de l’ordre du jour - Article 9). Ces réunions doivent permettre :

  • De faire état de l’avancée des travaux des commissions thématiques ;
  • De préparer les réunions extérieures (ex : Comité de pilotage du Contrat de ville) ;
  • De voter les décisions nécessitant l’avis de l’ensemble du Conseil (demande de financement, mise en œuvre d’un projet, radiation, etc.).

D’autres rôles peuvent lui être confiés dès lors que la proposition d’ordre du jour de la réunion plénière est acceptée par les membres du Conseil citoyen.

Les groupes projet

Le Conseil citoyen met en place des groupes-projets selon les priorités qu’il a établi dans un principe de souplesse afin de favoriser le travail en mode-projet.   

Ces groupes-projets doivent permettre aux membres du Conseil de travailler en groupe restreint sur un projet ou une thématique particulière. Chaque groupe organise ses modalités de fonctionnement de façon autonome (fréquence et modalités de réunions, animation, etc.), à condition de rendre des comptes réguliers auprès des membres du bureau, et  lors des réunions plénières.

Un retour régulier des travaux de la commission auprès de l'ensemble du Conseil citoyen doit être assuré à travers les comptes-rendus de réunions et les réunions plénières.

Des réunions communes avec les groupes-projets des autres Conseils citoyens de la ville peuvent également être organisées.

Les réunions inter-Conseils citoyens

Les 5 Conseils citoyens se réunissent deux fois par an. Ces réunions doivent permettre :

  • Une présentation des travaux de chaque Conseil citoyen ;
  • L’échange de bonnes pratiques entre les membres des Conseils ;
  • Les débats autour de sujets relatifs à l’ensemble du territoire roubaisien et non-exclusivement à l’un des cinq quartiers.

Article 8 – Modalités de vote

Le Conseil citoyen a vocation à porter la parole collective, aussi les décisions majeures devront être votées par les conseillers en réunion plénière. De façon non exhaustive, les décisions soumises au vote des conseillers sont les suivantes :

  • Mise en œuvre d’un projet porté en groupe-projet ;
  • Demandes de subvention devant passer par l'association porteuse ;
  • Avis du Conseil citoyen à soumettre à la ville de Roubaix, à la Métropole européenne de Lille ;
  • Radiation d’un membre du Conseil (cf. article 10) ;
  • Etc.

Un vote ne pourra avoir lieu que si un quorum de 25 % des membres du Conseil est atteint.

Le vote à main levée est privilégié, à l’exception des votes nominatifs lors desquels les conseillers votent à bulletin secret.

Les  conseillers  ne  pouvant  participer  au  vote  peuvent  se  faire  représenter  en  donnant  leur procuration à un autre conseiller et en le précisant en amont de la réunion (par mail). Le nombre de procuration par conseiller est limité à deux pour chaque sujet soumis au vote.

Article 9 – Convocation, ordre du jour et compte-rendu

Un calendrier annuel des réunions en séance plénière est établi par le bureau, afin de faciliter l’organisation des conseillers et de favoriser la participation la plus large possible. Il est arrêté à la suite d’un vote en séance plénière, sur la base de trois propositions de dates par trimestre.

Chaque réunion plénière fait l’objet d’un relevé de décisions rédigé par le secrétaire de séance et validé ou amendé par les membres du Conseil citoyen en fin de réunion. L’ordre du jour de la prochaine séance est également validé à chaque fin de séance plénière, sur proposition du bureau.

Les convocations, ordres du jour et relevés de décision sont transmis à l’ensemble des conseillers citoyens par mail ou par courrier selon leur préférence et déposés sur lafabrique.ville-roubaix.fr. Un rappel par SMS peut également être proposé.

Article 10 – Radiation et démission

La qualité de membre du Conseil citoyen se perd par :

  • Une démission, formulée par écrit ;
  • Des absences répétées aux réunions du Conseil ;
  • Un déménagement hors du périmètre du quartier Est ;
  • Un manquement significatif au présent règlement intérieur.

Un courrier est envoyé aux conseillers après 3 absences non-excusées ou 4 absences consécutives. Avant  toute  radiation,  le  conseiller  a  la  possibilité  de  se  justifier  avant  que  le  Conseil  citoyen s’exprime par vote à bulletin secret sur sa radiation ou son maintien au sein du Conseil.

Un appel à candidature est lancé annuellement et fait l’objet d’une communication notamment par le  Conseil  citoyen.  Un  tirage  au  sort  est  ensuite  organisé  pour  remplacer  les  membres  s’étant désistés.

Une  liste  complémentaire  pourra  éventuellement  être  déterminée.  Les  personnes  sur  liste complémentaire  ont  la  possibilité  de  participer  aux  travaux  du  Conseil  citoyen  sans  toutefois bénéficier du droit de vote.

Article 11 – Communication

Communication entre les conseillers

Afin de faciliter la communication quotidienne en-dehors des temps de réunions, les conseillers citoyens pourront s’appuyer sur les outils numériques, et particulièrement lafabrique.ville-roubaix.fr.

Pour autant, dans un souci de non-discrimination vis-à-vis des non-usagers du numérique, la communication par courrier ou téléphone devra être poursuivie, notamment pour la transmission des convocations, ordres du jour et des relevés de décisions.

Les groupes-projets ne pourraient travailler en indépendance totale, elles sont donc tenues de communiquer régulièrement sur l’avancée de leurs travaux auprès de l’ensemble des membres du Conseil Citoyen. 

Communication auprès des habitants

En tant que représentants des habitants, le Conseil citoyen doit s’engager à communiquer régulièrement auprès des habitants du quartier Est par divers moyens : réseaux sociaux, séances publiques du Conseil citoyen, affichage, tracts, porte-à-porte, mises en place de permanences régulières, utilisation des moyens de communication de la de ville (Roubaixxl, site internet de la ville…), etc.

Article 12 – Moyens mis à la disposition du conseil

Des moyens nécessaires au bon fonctionnement de ses travaux pourront être sollicités par le Conseil citoyen via l’association porteuse :

  • Mise à disposition d’un local, d’outils informatiques ;
  • Mise à disposition de petites fournitures (timbres, enveloppes, etc.) ;
  • Subventions (de fonctionnement, de projet) auprès des collectivités, de l’Etat, à travers le mécénat, etc.

Les conseillers auront la possibilité de solliciter les élus ou techniciens de la ville et de la MEL pour répondre à leurs questions ou les orienter vers l’interlocuteur adéquat.

Afin de garantir l’efficacité des travaux et la bonne intégration du Conseil citoyen dans le pilotage du Contrat de ville, les conseillers pourront bénéficier de formations. Celles-ci peuvent être de deux natures :

  • Formations « techniques » : connaissance des acteurs de la ville et des dispositifs, rôle des conseillers citoyens, Politique de la ville, etc.
  • Formations « autonomie » : gestion de projet, prise de parole en public, animation de réunions, secrétariat (mise à disposition d’outils pré-formatés), etc.

Afin d’organiser ces formations, le Conseil citoyen pourra solliciter les techniciens de la ville ou de la Métropole européenne de Lille, ainsi que des experts extérieurs (par exemple : l’IREV Nord Pas-de-Calais – centre de ressources Politique de la ville). L’objectif étant pour le Conseil citoyen de pouvoir bénéficier d’informations sur les politiques publiques et/ou les projets en cours afin d’alimenter leurs réflexions, particulièrement en commissions thématiques.

Des formations pourront également être dispensées par les conseillers eux-mêmes, en fonction de leurs domaines d’expertise. Il s’agit à la fois de s’appuyer sur les compétences des conseillers, et de favoriser les échanges et la création de liens entre les conseillers.

L’association porteuse sera chargée de défrayer les conseillers citoyens pour les dépenses liées à leurs missions, dans les modalités prévues par les statuts de l’association porteuse.

Article 13 – Modification du règlement intérieur

Le règlement intérieur peut être modifié à la demande écrite d’une majorité du Conseil citoyen. Cette demande de révision doit être argumentée. Toute proposition de modification devra faire l’objet d’un débat en Conseil citoyen et être votée à la majorité des 2/3 des membres du Conseil.